Comprendre comment sont construits nos tarifs vous permet de choisir la formule la plus adaptée à votre activité, sans surprise sur votre facture. Notre politique tarifaire pour le secrétariat à distance repose donc sur deux principes simples : la transparence et la flexibilité.

Cette page explique ce que recouvre un tarif, ce qu’il inclut, ce qu’il n’inclut pas, et pourquoi nous plaçons la qualité avant le prix le plus bas.

Comment fonctionne notre politique tarifaire ?

Trois éléments déterminent le prix d’une prestation. D’abord le volume d’heures mensuel, ensuite le type de mission, enfin le délai d’exécution demandé.

Le type de mission compte autant que le volume. Un secrétariat général ne mobilise en effet pas les mêmes compétences qu’un secrétariat médical ou juridique, où la terminologie exige une formation spécifique. Une permanence téléphonique répond quant à elle à des contraintes horaires particulières.

Notre politique tarifaire pour le secrétariat à distance intègre par ailleurs le recrutement, la formation continue et le suivi qualité de votre secrétaire. Vous ne payez donc pas ces postes séparément, contrairement à une embauche.

Ce que comprend notre politique tarifaire

Inclus dans le tarif	Ce que vous ne payez pas
Recrutement et sélection de la secrétaire	Coût et frais de recrutement
Formation continue et spécialisation métier	Frais d’installation ou de mise en service
Relecture de chaque document par une correctrice	Matériel informatique et logiciels
Remplacement immédiat en cas d’absence	Charges sociales et cotisations
Accompagnement client et suivi de mission	Congés payés et arrêts maladie
Espace client sécurisé et archivage un an	Poste de travail, bureau et énergie
Compte rendu mensuel détaillé	Frais de gestion administrative

Cette liste explique l’écart avec le coût d’une salariée. Vous pouvez d’ailleurs le vérifier vous-même avec le simulateur de coût employeur de l’Urssaf, plutôt que de nous croire sur parole.

Une politique tarifaire sans frais cachés

• Pas de frais d’installation ni de matériel à acheter.
• Une facturation claire, au forfait mensuel ou à la prestation selon vos besoins.
• Un volume ajustable en cours de mission, sans avenant ni pénalité.
• Un tarif unique, que vous récupériez ou non la TVA.

Chaque facture détaille en outre la nature des travaux, les références des dossiers et les dates d’exécution. Vous rapprochez donc facilement le montant facturé du travail réellement effectué.

Pourquoi notre politique tarifaire privilégie la qualité

Vous trouverez des prestataires offshore moins chers que nous. Cet écart s’explique par des choix que nous assumons pleinement.

Nos secrétaires travaillent dans nos centres de production, sur du matériel professionnel, avec un encadrement présent. Une correctrice relit ensuite chaque document. Enfin, nous appliquons des conditions d’emploi alignées sur le standard le plus protecteur, comme l’explique notre démarche RSE.

Ces choix ont un coût, et ce coût figure dans nos tarifs. En contrepartie, vous obtenez un document exploitable du premier coup, ce qui reste l’économie la plus concrète.

Forfait mensuel ou prestation ponctuelle ?

Le forfait mensuel convient dès que le besoin devient régulier. Il démarre à 400 € par mois et vous garantit une secrétaire attitrée, qui connaît vos modèles et votre vocabulaire.

La prestation ponctuelle répond en revanche à un besoin irrégulier : une retranscription de réunion, un rapport à saisir, un pic d’activité. Elle se facture alors au volume traité, sans abonnement.

Le détail complet des formules figure sur la page formules et tarifs.

Un devis adapté à votre activité

Chaque activité présente des besoins différents. Nous établissons donc un devis sur mesure après un échange sur votre volume et sur le type de tâches à externaliser.

Cet échange dure environ trente minutes. Il nous permet ensuite d’appliquer notre politique tarifaire au plus juste, plutôt que de vous proposer la formule la plus chère.

Comment dimensionner votre forfait sans vous tromper

La difficulté n’est pas le prix mais l’estimation du besoin. Personne ne sait spontanément combien de temps représente sa charge administrative : on retient les moments de saturation et on oublie les tâches courtes qui s’accumulent.

La méthode fiable tient en une semaine d’observation. Notez le nombre de documents produits par jour et leur type, sur une semaine ordinaire, puis appliquez des durées moyennes : huit à douze minutes pour un compte rendu, cinq à huit pour un courrier sur modèle, trois à cinq pour un appel qualifié. Ajoutez 15 % pour les imprévus.

Choisissez ensuite le forfait immédiatement inférieur à votre estimation. La première semaine sert à caler vos modèles, la production y est donc plus lente qu’en régime établi. Et surtout, la montée se fait sans préavis ni justification, alors qu’une réduction suppose de constater que le service a été sous-utilisé.

Le seuil où le forfait devient plus économique

La facturation à l’unité convient à un besoin ponctuel. Dès que le volume devient régulier, elle cesse d’être le bon calcul, pour une raison qui n’est pas seulement arithmétique.

Avec une facturation à l’acte, chaque envoi suppose une micro-décision : est-ce que cela vaut le coût ? Beaucoup de tâches finissent traitées en interne pour éviter la dépense, ce qui annule le bénéfice de la délégation. Le forfait supprime cet arbitrage permanent, et c’est souvent son apport principal, avant même l’économie réalisée.

Ce qui fait varier un devis d’un prestataire à l’autre

Deux propositions affichant des tarifs proches peuvent recouvrir des prestations très différentes. Pour les comparer, il faut ramener chacune à un coût mensuel complet.

• Les frais de mise en service, à étaler sur douze mois pour être comparés.
• Le traitement des dépassements de volume, et à quel taux.
• Le supplément pour délai urgent, et ce que couvre le délai standard.
• La mise en forme : le prix porte-t-il sur un texte brut ou sur un document prêt à signer ?
• La reprise après correction : incluse, ou recomptée comme une nouvelle prestation ?
• L’engagement de durée conditionnant éventuellement le tarif annoncé.

Un prestataire qui refuse de chiffrer votre cas précis, sur votre volume réel plutôt que sur un exemple type, vous renseigne déjà.

Approfondir la question du coût

Nous avons traité séparément chaque question tarifaire, plutôt que de les fondre dans un discours général.

Sur la comparaison avec un poste interne, notre article sur le coût réel d’une secrétaire salariée intègre les charges qui n’apparaissent pas sur une fiche de paie, et indique à partir de quel seuil un recrutement redevient pertinent. L’arbitrage avec l’intérim est traité dans un comparatif distinct.

Sur les frais annexes, notre article sur les coûts cachés d’une prestation de secrétariat détaille les six postes qui n’apparaissent pas sur un devis, ainsi que le coût le plus lourd, celui du temps que vous passez à corriger.

Sur le dimensionnement, notre méthode de calcul du bon volume horaire part de votre production réelle. Le choix entre acte et forfait est développé dans notre article sur les modes de tarification, et le cas particulier d’une permanence téléphonique dans celui consacré à son coût, où l’amplitude horaire pèse davantage que le nombre d’appels.

Sur la transcription à l’unité, les facteurs qui font varier le prix sont analysés dans notre article sur le coût d’une transcription audio, et le choix entre facturation à la minute ou à la page dans un comparatif dédié.

Questions fréquentes sur notre politique tarifaire

Comment sont calculés vos tarifs ?

Nos tarifs dépendent de trois facteurs : le volume d’heures mensuel, le type de mission et le délai d’exécution demandé. Le recrutement, la formation et le suivi qualité sont déjà inclus dans le prix affiché.

Y a-t-il des frais cachés ?

Non, aucun. Vous ne payez ni frais d’installation, ni matériel, ni logiciel, ni frais de gestion, et le tarif affiché reste le tarif facturé.

Puis-je changer de formule en cours de mission ?

Oui, par un simple appel et sans avenant. Vous passez du quart-temps au mi-temps ou au temps plein, et vous redescendez aussi facilement, sans préavis ni pénalité.

Un secrétariat spécialisé coûte-t-il plus cher ?

Le secrétariat médical ou juridique mobilise des secrétaires formées à une terminologie précise, ce qui se reflète dans le tarif. L’écart reste cependant modéré au regard du temps que vous économisez en corrections.

Comment se déroule la facturation ?

Nous établissons une facture en euros une fois par mois, réglable sur un compte bancaire situé en Europe. Un compte rendu détaillé des prestations accompagne systématiquement cette facture.

Faut-il payer à l’avance ?

Non, nous facturons à terme échu, après réalisation des prestations. Vous payez donc uniquement le travail effectivement effectué.

Pourquoi d’autres prestataires sont-ils moins chers ?

Parce qu’ils n’intègrent pas les mêmes postes : encadrement sur site, relecture systématique, matériel professionnel et conditions d’emploi protectrices. Ces choix ont un coût, que notre politique tarifaire assume.

Puis-je obtenir un devis personnalisé ?

Oui, après un échange d’environ trente minutes sur votre volume et vos tâches. Nous vous proposons ensuite la formule la plus juste, et vous pouvez la tester gratuitement avant de vous décider.

Découvrez nos forfaits en détail

Consultez d’abord le détail de nos formules. Ensuite, testez le service sans engagement pour vérifier que le rapport qualité-prix correspond à vos attentes.