Pourquoi externaliser votre secrétariat à distance ?

L’externalisation du secrétariat permet d’abord d’optimiser ses coûts. Une secrétaire salariée à temps plein coûte entre 3 500 € et 4 500 € par mois à l’employeur. Avec Assistance Virtuelle, votre secrétaire virtuelle démarre à 400 € par mois, sans charges sociales, sans frais de gestion et sans engagement de durée. Vous payez uniquement le travail réellement effectué.

L’externalisation de votre secrétariat à distance est la solution flexible et abordable adoptée par des milliers de professionnels francophones (médecins, avocats, notaires, huissiers et experts) en France, Belgique, Suisse, Luxembourg et à La Réunion. Et contrairement à l’intelligence artificielle, nos secrétaires humaines garantissent précision, confidentialité et adaptation à votre vocabulaire métier.

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Économisez sur tous les postes

  • Une secrétaire salariée coûte entre 3500 € et 4500 € par mois charges comprises. Avec nous, démarrez à 400 €/mois.
  • Vous ne payez ainsi que le travail réellement effectué, sans congés, sans maladie et sans charges sociales.
  • De plus, votre assistante gère vos agendas, courriers, e-mails et dossiers clients comme une collaboratrice interne.
  • Enfin, vous réduisez vos coûts de bureaux, d’équipement et d’énergie liés à un poste salarié.

Le décalage horaire joue en notre faveur

  • Lorsque vous arrivez à votre bureau vers 8h30, nos secrétaires travaillent déjà depuis 4 heures. Il y a 3 heures de décalage horaire (2 heures en été) entre nos sites et Paris/Bruxelles.
  • Ainsi, vous envoyez vos instructions en fin de journée et vous recevez vos documents finalisés le lendemain matin à votre arrivée au bureau.
  • De plus, vous pouvez contacter nos responsables de 6h à 15h, 5 jours sur 7.
  • Nous nous adaptons à votre fuseau horaire si nécessaire, notamment pour la prise d’appels téléphoniques.

Flexibilité et souplesse : pas d’engagement

  • Vous choisissez votre forfait : quart-temps, mi-temps ou temps plein. Vous adaptez ou arrêtez à tout moment.
  • Par ailleurs, vous ne payez que le travail réellement effectué, car nous ne demandons aucun paiement à l’avance.
  • Nous vous proposons d’abord un essai gratuit et sans engagement pour tester nos services.
  • Vous ne signez donc aucun engagement de durée. Si vous n’êtes pas satisfait, vous stoppez sans préavis.
  • Enfin, nous facturons une fois par mois, avec un compte rendu détaillé de toutes les prestations effectuées.
  • Nous respectons les délais d’exécution en fonction de votre demande (voir Tarifs).

Confidentialité et secret professionnel garantis

  • Accès sécurisé à vos documents via notre espace clients protégé par login et mot de passe pour l’externalisation du secrétariat.
  • De plus, nous incluons une clause de confidentialité dans chaque contrat de prestation de services.
  • Nos secrétaires respectent le secret professionnel et ne divulguent donc jamais vos dossiers à des tiers.
  • Enfin, la distance géographique entre vos bureaux et nos sites de production renforce encore la confidentialité de vos informations.
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Notre approche de l’intelligence artificielle

  • Nous utilisons l’IA lorsqu’elle apporte un réel gain d’efficacité.
  • Par ailleurs, nous adaptons chaque mission à vos exigences de confidentialité.
  • Ensuite, une secrétaire qualifiée relit, corrige et valide chaque document.
  • Ainsi, la technologie assiste nos équipes sans jamais remplacer leur expertise.
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Continuité & Remplacement

  • Votre secrétaire est absente pour congés ou maladie ? Nous assurons le relais sans interruption.
  • De plus, vous évitez le délai de recrutement et la période d’essai, car votre assistante devient opérationnelle dès le premier jour.
  • Nous intervenons aussi ponctuellement pour faire face à un surcroît de travail temporaire.
  • Enfin, nous vous transmettons un compte rendu détaillé chaque fin de mois, avec toutes les prestations effectuées.

Caractéristiques de notre approche

  • Fondée en 2007, Assistance Virtuelle bénéficie ainsi de près de 20 ans d’expérience en secrétariat à distance, transcription audio et dactylographie pour les professionnels francophones.
  • Nos managers européens se déplacent également en France, en Belgique, en Suisse et au Luxembourg à la demande de nos clients.
  • De plus, nos équipes se spécialisent par domaine : secrétariat médical, juridique, comptable, immobilier et support administratif.
  • Nous utilisons des outils d’intelligence artificielle lorsque cela apporte un réel gain d’efficacité, avec une validation humaine systématique.
  • Par ailleurs, des correctrices spécialistes du français relisent chaque document afin de garantir une orthographe, une grammaire et une présentation irréprochables.
  • Nous assurons une formation continue de nos équipes aux nouvelles technologies, aux logiciels professionnels, aux outils de dictée numérique et aux solutions d’intelligence artificielle.
  • Nos sites de production se situent à Maurice, Madagascar et Rodrigues, dans l’océan Indien, afin d’offrir des tarifs compétitifs sans compromis sur la qualité, la confidentialité et l’expertise humaine.
  • L’externalisation du secrétariat permet aux entreprises de bénéficier d’un secrétariat professionnel sans les contraintes d’un recrutement interne.

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Pour aller plus loin

Nos engagements ne se limitent pas à une liste d’avantages. Chacun repose donc sur une organisation précise, que vous pouvez examiner en détail.

Vous trouverez enfin des cas concrets de clients et le détail de nos formules et tarifs.