Découvrez des exemples de secrétariat à distance. Comment des professionnels francophones ont externalisé leur secrétariat à distance. Médecins, avocats, notaires et PME nous confient ainsi leur charge administrative.
Voici donc des cas concrets. Chacun illustre nos services de transcription audio, de frappe sous dictée, de prise d’appels et de secrétariat administratif.
10 associés et 15 collaborateurs assistés de 9 secrétaires utilisent des intérimaires en cas de maladie et pendant les congés des secrétaires.
Un cabinet d’avocats de Bruxelles compte 10 associés et 15 collaborateurs. Plutôt que de renouveler les contrats de 3 secrétaires partantes, il a donc externalisé son secrétariat.
Les secrétaires internes se concentrent désormais sur les tâches à valeur ajoutée. Elles gèrent ainsi les agendas, l’accueil clientèle et la planification des réunions. De son côté, Assistance Virtuelle assure toute la frappe sous dictée et la dactylographie.
Les 15 collaborateurs dictent leurs projets de contrats et leurs correspondances. Le cabinet évite ainsi de payer des avocats à 65 € de l’heure pour de la saisie.
Nos secrétaires bilingues français-anglais retranscrivent également les procès-verbaux. Elles traitent aussi les minutes des réunions de direction, y compris sur les dossiers internationaux. Chaque dossier reste par ailleurs couvert par le secret professionnel, comme en interne.
Résultat : 68 000 € d’économies annuelles sur les salaires. Le cabinet supprime en outre 27 000 € de coûts indirects, sans investissement significatif.
17 médecins, 10 secrétaires dont 5 sont indépendantes.
Un médecin généraliste belge souhaitait déléguer la frappe de ses courriers. Il voulait aussi confier ses lettres de confrères et ses comptes rendus, mais sans recruter.
Grâce à notre forfait quart-temps, il dispose donc d’une secrétaire virtuelle qualifiée. Elle travaille 10 heures par semaine pour 400 € par mois TTC. Aucune charge sociale ni durée d’engagement ne s’ajoute.
Sa secrétaire gère ses courriers médicaux et ses lettres de confrères. Elle met également ses documents en page selon ses modèles habituels. Ensuite, elle dépose les fichiers dans son espace clients sécurisé, protégé par identifiant et mot de passe.
Enfin, le décalage horaire joue en sa faveur. Il envoie ses dictées en fin de journée et les retrouve transcrites dès son arrivée au cabinet. Le cabinet a ainsi évité un recrutement, sans allonger ses délais.
Remplacement des dactylos dans les unités de soins par un pool de dactylos commun à toutes les unités.
Un consultant indépendant français ne pouvait pas toujours décrocher pendant ses missions. Il perdait donc des opportunités commerciales, et son image professionnelle en souffrait.
Grâce à notre service de prise d’appels, nos secrétaires bilingues répondent en son nom. Elles filtrent ses communications et lui transmettent aussitôt les messages urgents. Ses clients ont ainsi l’impression d’appeler un vrai bureau.
Résultat : plus aucun appel entrant ne reste sans réponse pendant ses rendez-vous. Ce service démarre en quart-temps à partir de 400 € par mois, sans engagement.
Un cardiologue suisse dictait ses courriers et ses lettres de confrères sur dictaphone numérique. Cependant, son assistante interne, déjà surchargée, manquait de temps pour les taper.
Assistance Virtuelle assure donc la frappe sous dictée de tous ses courriers médicaux. Il envoie ses fichiers audio en fin de journée. Le lendemain matin, il retrouve ses documents mis en page selon ses modèles.
Nos secrétaires maîtrisent par ailleurs le vocabulaire médical et garantissent une transcription précise. En cas de passage incompréhensible, un code couleur signale le doute. Nous n’inventons donc jamais.
Les données patients restent traitées selon les consignes du cabinet et le secret médical. Le praticien récupère ainsi plusieurs heures de secrétariat chaque semaine.
Une PME de 30 salariés en région parisienne organisait des réunions de direction bimensuelles. Faute de temps, personne ne rédigeait jamais les comptes rendus.
Assistance Virtuelle retranscrit donc les enregistrements audio et produit des minutes claires et structurées. Nous livrons en 24 heures. L’entreprise documente ainsi ses décisions et trace les responsabilités.
Chaque réunion dispose désormais d’un compte rendu, alors qu’aucune n’en avait auparavant. Ce service reste ponctuel, car aucun abonnement n’est obligatoire.
Un cabinet d’huissiers luxembourgeois dictait ses constats et procès-verbaux sur dictaphone numérique. La saisie manuelle représentait cependant plusieurs heures de travail par semaine.
Nos secrétaires maîtrisent le vocabulaire juridique et transcrivent donc fidèlement chaque constat. Elles appliquent également les modèles de mise en page du cabinet. Enfin, nous renvoyons les documents dans les délais convenus, prêts à signer.
Une clause de confidentialité encadre l’ensemble des actes traités. Le cabinet récupère ainsi ces heures administratives pour ses missions de terrain.
2 experts débutants sans secrétaire.
Une étude notariale belge a externalisé la frappe de ses actes et de ses correspondances. Sa secrétaire virtuelle travaille en mi-temps, soit 20 heures par semaine pour 750 € par mois TTC.
Elle s’est rapidement adaptée au vocabulaire notarial et aux modèles du cabinet. De plus, la clause de confidentialité incluse au contrat garantit la discrétion absolue des actes traités.
L’étude dispose donc d’un mi-temps opérationnel dès la première semaine. Elle évite ainsi un recrutement et sa période d’essai.
Un expert immobilier bruxellois dictait ses rapports d’évaluation et ses états des lieux sur le terrain, via son smartphone. La transcription manuelle lui coûtait cependant plusieurs heures par semaine.
Assistance Virtuelle transcrit donc ses fichiers audio en rapports structurés, mis en page selon ses modèles. Nous livrons en 24 à 48 heures, et nous traitons chaque dossier de manière strictement confidentielle.
Il se concentre ainsi pleinement sur ses missions terrain, sans repasser ses soirées à saisir.
Une PME de Suisse romande cherchait une assistante RH à temps partiel. Elle devait gérer les courriers administratifs, les contrats et les correspondances. Cependant, recruter une salariée coûtait trop cher.
Grâce au forfait quart-temps, elle dispose donc d’une secrétaire virtuelle qualifiée. Le service revient à 400 € par mois TTC pour 10 heures par semaine, sans charges sociales ni engagement.
Les dossiers du personnel restent traités avec la confidentialité qu’impose la fonction RH. L’entreprise a ainsi supprimé un recrutement et les charges qui l’accompagnaient.
Un cabinet médical de groupe en France rencontrait souvent des problèmes de configuration. Ses logiciels de dossiers patients et sa messagerie sécurisée posaient régulièrement des difficultés.
Nos informaticiens interviennent donc à distance pour résoudre les pannes. Ils configurent également les nouveaux postes et forment le personnel aux outils bureautiques.
Les interventions respectent la confidentialité des données patients hébergées sur les postes. Le cabinet évite ainsi un contrat de maintenance onéreux, car chaque intervention reste ponctuelle.
Un chercheur de l’Université de Liège devait mettre en page et corriger sa thèse de 400 pages. Son institution imposait en effet des normes académiques strictes.
Assistance Virtuelle a donc pris en charge la mise en page complète. Nos correctrices spécialisées en français ont ensuite vérifié l’orthographe et la grammaire. Nous avons livré dans les délais, conformément aux exigences de l’université.