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Vos comptes rendus s’accumulent, vos lettres de confrères attendent et vos dictées restent en suspens. Le temps consacré à votre secrétariat réduit celui disponible pour vos consultations. Assistance Virtuelle met donc à votre disposition une secrétaire médicale à distance qualifiée. Elle est disponible rapidement, formée au vocabulaire médical et sensibilisée aux exigences de confidentialité.
Ce que prend en charge votre secrétaire médicale à distance
Frappe et mise en forme de documents médicaux
Nous prenons en charge les comptes rendus de consultation, opératoires et d’hospitalisation. Nous pouvons également traiter les lettres de sortie, lettres de confrères, certificats médicaux, ordonnances types et courriers aux mutuelles.
Transcription audio médicale
Vous pouvez nous confier vos dictées numériques et vos fichiers audio. Vous dictez depuis votre cabinet ou votre smartphone. Ensuite, nous restituons un document mis en page et prêt à signer.
Rapports et expertises médicales
Nous traitons notamment les rapports d’expertise médicale, les expertises judiciaires et les évaluations destinées aux compagnies d’assurance. Nous pouvons également prendre en charge les bilans de médecine du travail et les dossiers MDPH.
Secrétariat administratif médical
Votre secrétaire peut gérer les courriers entrants et sortants, le suivi des dossiers patients et l’encodage dans vos logiciels. Elle peut aussi assurer la saisie de données et le classement numérique.
Les professions médicales que nous accompagnons
Nous accompagnons les médecins généralistes et spécialistes, notamment les cardiologues, rhumatologues, neurologues, psychiatres et pédiatres. Nous travaillons aussi avec les gynécologues, orthopédistes, ophtalmologues, ORL, dermatologues, gastro-entérologues, chirurgiens, anesthésistes, radiologues, médecins experts et médecins du travail. Enfin, notre service peut également convenir aux kinésithérapeutes, ostéopathes, psychologues, dentistes et orthodontistes.
Un vocabulaire médical maîtrisé
Nos secrétaires sont formées au vocabulaire médical, aux abréviations cliniques et aux terminologies anatomiques. Elles connaissent également les règles de mise en forme propres aux documents de santé. De plus, elles s’adaptent à votre spécialité, à votre style de dictée et à vos modèles existants. Ainsi, votre secrétaire médicale devient rapidement opérationnelle.
Confidentialité et données de santé
Les données médicales sont sensibles. C’est pourquoi chaque contrat inclut une clause de confidentialité renforcée. Nos secrétaires travaillent dans un environnement sécurisé et aucun tiers non autorisé n’accède aux fichiers transmis. Par ailleurs, les échanges passent par notre espace client sécurisé.
Pourquoi les médecins choisissent Assistance Virtuelle
Un médecin spécialiste consacre souvent plusieurs heures par jour à des tâches administratives. Ce temps réduit celui disponible pour les consultations et la vie personnelle. C’est pourquoi Assistance Virtuelle propose une secrétaire médicale qualifiée et disponible à distance. Elle peut être opérationnelle sous 48 heures. Vous évitez ainsi le recrutement, les charges sociales et une longue période d’intégration. Enfin, vous pouvez vous concentrer davantage sur vos patients.
Secrétariat médical externalisé : ce que l’IA ne peut pas faire
Les outils de transcription automatique progressent. Cependant, ils peuvent encore rencontrer des difficultés avec les accents, les chevauchements de voix et les termes spécialisés. Les habitudes de dictée propres à chaque praticien compliquent également le traitement automatique.
Or, une erreur dans un compte rendu opératoire ou une lettre de confrère peut avoir des conséquences importantes. Nos secrétaires lisent, comprennent et corrigent le contenu. Elles ne se contentent donc pas de transformer un fichier audio en texte. Cette intervention humaine reste essentielle pour les documents médicaux sensibles.
Nos tarifs pour le secrétariat médical à distance
Nos forfaits sont fixes, transparents et sans engagement. Le quart-temps, soit 10 heures par semaine, est proposé à 390 € par mois. Le mi-temps, soit 20 heures, coûte 750 € par mois. Enfin, le temps plein de 40 heures est proposé à 1 450 € par mois.
Aucune charge sociale ni frais de gestion ne s’ajoute. Pour les médecins ayant des besoins ponctuels ou variables, nous pouvons également adapter le forfait au volume réel. De plus, un essai gratuit sans engagement permet d’évaluer le service avant toute décision.
Ce que disent les médecins qui nous font confiance
« Je dicte mes comptes rendus le soir après les consultations. Le lendemain matin, tout est mis en forme et prêt à signer. En trois ans, je n’ai jamais eu à corriger une erreur de terminologie. »
— Dr. M., cardiologue, Paris
« J’avais essayé un logiciel de transcription automatique. Le taux d’erreur était inacceptable pour des documents médicaux. Avec Assistance Virtuelle, la qualité est constante et la confidentialité est garantie contractuellement. »
— Dr. L., psychiatre, Lyon
Quelle entreprise pour externaliser son secrétariat médical ?
Assistance Virtuelle est spécialisée dans le secrétariat médical externalisé depuis près de 20 ans. Nos centres de production sont implantés à Maurice, Madagascar et Rodrigues. Ces territoires francophones disposent d’un vivier de secrétaires formées aux exigences des professions de santé.
Nous accompagnons des médecins généralistes, spécialistes, chirurgiens et experts médicaux. Nos clients exercent notamment en France, en Belgique, en Suisse, au Luxembourg et à La Réunion. Si vous cherchez une secrétaire médicale à distance fiable, nous pouvons adapter le service à votre spécialité et à votre organisation.
Comment se déroulent les premières semaines
La qualité d’un secrétariat médical externalisé se joue largement au démarrage. Voici donc ce qui se passe concrètement.
Le service devient opérationnel sous 24 à 48 heures. Nous ouvrons les accès et traitons les premiers documents. Ensuite, les deux premières semaines permettent de constituer votre lexique d’abréviations. Nous reprenons également vos modèles et votre manière de structurer une dictée.
Durant cette période, votre secrétaire pose davantage de questions. C’est normal et même souhaitable. En effet, un prestataire qui ne pose aucune question risque d’appliquer un format standard au lieu de s’adapter à vos habitudes.
Au terme de cette phase, vous ne relisez plus systématiquement chaque document. Vous vérifiez surtout les points signalés. Ainsi, la délégation devient progressivement un véritable gain de temps.
Bien dicter pour recevoir de bons documents
La qualité du document dépend autant de la frappe que de la dictée. Quelques habitudes simples permettent toutefois de limiter les allers-retours.
- Annoncez les sections à voix haute : « antécédents », « examen clinique », « conclusion ».
- Épelez le nom du patient une fois en début de dictée.
- Énoncez systématiquement l’unité après un dosage.
- Dictez régulièrement au même moment pour stabiliser votre débit.
Ce que nous ne prenons pas en charge
Certains domaines restent hors périmètre. Tout d’abord, l’accueil physique ne peut pas être assuré à distance. Ensuite, une secrétaire ne donne jamais de conseil médical sur un symptôme ou un traitement. Enfin, la validation et la signature des documents restent sous votre responsabilité.
Le Conseil national de l’Ordre des médecins rappelle par ailleurs que le secret professionnel s’étend aux personnes qui assistent le praticien.
Aller plus loin selon votre situation
Pour choisir votre formule
Si vous découvrez le sujet, notre guide du secrétariat médical externalisé pour généralistes présente le périmètre du service et les principaux profils de cabinet. Vous pouvez également consulter notre article sur le dimensionnement du forfait.
Par ailleurs, notre article sur la permanence téléphonique pour cabinets médicaux détaille l’organisation des appels. Pour le matériel, notre comparatif sur la dictée numérique aide à choisir entre dictaphone et application.
Pour approfondir selon votre spécialité
Si vous exercez une spécialité, consultez notre article consacré au secrétariat pour spécialistes. Pour un exercice en groupe, notre article sur le secrétariat partagé en cabinet de groupe détaille la mutualisation et la répartition des coûts.
Pour les chirurgiens-dentistes, nous avons également publié un article sur le secrétariat pour chirurgien-dentiste. Enfin, les vétérinaires peuvent consulter notre page consacrée au secrétariat externalisé pour vétérinaire.
Pour choisir votre prestataire
Notre grille consacrée à la frappe sous dictée médicale aide à comparer les prestataires. De plus, notre article sur les limites de l’IA en secrétariat médical explique les différences entre automatisation et contrôle humain.
Si la confidentialité est votre priorité, consultez notre article sur le RGPD appliqué au dossier médical. Enfin, la saisie de données médicales fait l’objet d’un guide spécifique.
Pour mieux mesurer l’intérêt économique du service, notre analyse du temps administratif d’un praticien chiffre les heures concernées. Notre article sur le vieillissement de la population apporte également une vision plus large de l’évolution de la demande.
Questions fréquentes
Vos secrétaires connaissent-elles le vocabulaire de ma spécialité ?
Oui. Nous affectons à chaque médecin une secrétaire formée à sa spécialité. En cas de terminologie très spécifique, une courte période de rodage permet d’adapter le vocabulaire à vos habitudes.
Puis-je dicter depuis mon cabinet ou mon domicile ?
Oui. Vous pouvez dicter depuis un dictaphone numérique, un smartphone ou un logiciel de dictée. Vous déposez ensuite les fichiers audio dans votre espace client. Nous vous retournons les documents mis en forme dans les délais convenus.
Mes données patients sont-elles en sécurité ?
Oui. La confidentialité est au cœur de notre fonctionnement. Nous ne conservons aucun document médical au-delà de la durée nécessaire au traitement. De plus, nos équipes sont soumises à une obligation contractuelle de discrétion.
Travaillez-vous avec les logiciels médicaux courants ?
Oui. Nos secrétaires s’adaptent à vos logiciels de gestion de cabinet, dossiers patients informatisés et messageries sécurisées. Précisez simplement vos outils lors de votre prise de contact.
Travaillez-vous avec Doctolib et les logiciels médicaux ?
Oui. Nos secrétaires peuvent s’adapter aux principaux outils utilisés par les professionnels de santé. Lors du démarrage, nous étudions vos procédures afin de faciliter l’intégration.
Puis-je externaliser uniquement la transcription de mes dictées ?
Oui. Vous pouvez nous confier uniquement vos dictées médicales ou vos comptes rendus. Vous pouvez aussi externaliser l’ensemble de votre secrétariat. Ainsi, la prestation s’adapte réellement à votre volume d’activité.
Quel est le délai de mise en place ?
Votre secrétaire médicale à distance peut être opérationnelle sous 48 heures après la prise de contact. Ce délai permet d’affecter une secrétaire adaptée et de mettre en place vos outils habituels.
Que se passe-t-il en cas d’absence ?
En cas d’absence ou de congé, une secrétaire remplaçante formée à votre dossier peut prendre le relais. Ainsi, vous évitez une interruption prolongée du service.
Existe-t-il un engagement minimum ?
Non. Nos forfaits sont sans engagement de durée. Ils peuvent également évoluer selon votre volume d’activité.
Combien coûte une secrétaire médicale à distance ?
Nos forfaits démarrent à 390 € par mois pour un quart-temps. Ils vont jusqu’à 1 450 € par mois pour un temps plein, sans charge sociale ni frais de gestion additionnels.
Proposez-vous un essai avant de s’engager ?
Oui. Un essai gratuit et sans engagement vous permet d’évaluer la qualité du service avant toute décision.
Prêt à déléguer votre secrétariat médical ?
Découvrez nos forfaits et tarifs ou demandez un essai gratuit sans engagement.
Le Conseil national de l’Ordre des médecins propose également des ressources utiles sur l’organisation des cabinets médicaux.