Vos comptes rendus s’accumulent, vos lettres de confrères attendent, vos dictées restent en suspens. Le temps que vous consacrez à votre secrétariat est du temps pris sur vos consultations. Assistance Virtuelle met à votre disposition une secrétaire médicale à distance qualifiée, disponible rapidement, formée au vocabulaire médical et au respect absolu de la confidentialité.
Ce que prend en charge votre secrétaire médicale à distance
Frappe et mise en forme de documents médicaux
Comptes rendus de consultation, comptes rendus opératoires, comptes rendus d’hospitalisation, lettres de sortie, lettres de confrères, certificats médicaux, ordonnances types, courriers aux mutuelles et organismes de remboursement.
Transcription audio médicale
Frappe sous dictée numérique, retranscription de fichiers audio, saisie de dictée vocale. Vous dictez depuis votre cabinet ou votre smartphone. Ensuite, nous restituons un document mis en page, prêt à signer.
Rapports et expertises médicales
Rapports d’expertise médicale, expertises judiciaires, évaluations pour compagnies d’assurance, bilans de médecine du travail, dossiers MDPH.
Secrétariat administratif médical
Gestion des courriers entrants et sortants, suivi des dossiers patients, encodage dans les logiciels de gestion médicale, saisie de données, classement numérique.
Les professions médicales que nous accompagnons
Médecins généralistes, médecins spécialistes, cardiologues, rhumatologues, neurologues, psychiatres, pédiatres, gynécologues, orthopédistes, ophtalmologues, ORL, dermatologues, gastro-entérologues, chirurgiens, anesthésistes, radiologues, médecins légistes, médecins experts, médecins du travail, kinésithérapeutes, ostéopathes, psychologues, dentistes et orthodontistes.
Un vocabulaire médical maîtrisé
Nos secrétaires sont formées au vocabulaire médical, aux abréviations cliniques, aux terminologies anatomiques et aux protocoles de mise en forme propres aux documents de santé. Elles s’adaptent à votre spécialité, à votre style de dictée et à vos modèles de documents existants. Ainsi, votre secrétaire médicale est opérationnelle dès les premiers jours.
Confidentialité et données de santé
Les données médicales sont des données sensibles. Chaque contrat inclut une clause de confidentialité renforcée. Nos secrétaires travaillent dans un environnement sécurisé, sans accès tiers aux fichiers transmis. Les documents sont échangés via notre espace client sécurisé.
Pourquoi les médecins choisissent Assistance Virtuelle pour leur secrétariat médical
Un médecin spécialiste consacre en moyenne 2 à 3 heures par jour à des tâches administratives. C’est du temps pris sur les consultations et sur la vie personnelle. C’est pourquoi Assistance Virtuelle met à votre disposition une secrétaire médicale qualifiée, disponible à distance et opérationnelle sous 48 heures. Vous évitez le recrutement, les charges sociales et les longues périodes d’intégration. Enfin, vous vous concentrez sur vos patients pendant que nous gérons votre secrétariat.
Secrétariat médical externalisé : ce que l’IA ne peut pas faire
Les outils de transcription automatique progressent. Cependant, ils échouent encore sur les accents, les chevauchements de voix, les termes spécialisés et les habitudes de dictée de chaque praticien. Un compte rendu opératoire mal transcrit ou une lettre de confrère truffée d’erreurs engage votre responsabilité médicale. Nos secrétaires lisent, comprennent et corrigent, elles ne se contentent pas de convertir de l’audio en texte. La différence est fondamentale pour des documents médicaux à valeur juridique.
Nos tarifs pour le secrétariat médical à distance
Nos forfaits sont fixes, transparents et sans engagement : 400 € par mois pour un quart-temps (10 heures par semaine), 750 € par mois pour un mi-temps (20 heures), 1 450 € par mois pour un temps plein (40 heures). Aucune charge sociale, aucun frais de gestion, aucune surprise. Pour les médecins ayant des besoins ponctuels ou variables, nous adaptons le forfait à votre volume réel. Un essai gratuit sans engagement est disponible pour évaluer la qualité du service avant tout engagement.
Ce que disent les médecins qui nous font confiance
« Je dicte mes comptes rendus le soir après les consultations. Le lendemain matin, tout est mis en forme et prêt à signer. En trois ans, je n’ai jamais eu à corriger une erreur de terminologie. »
— Dr. M., cardiologue, Paris
« J’avais essayé un logiciel de transcription automatique. Le taux d’erreur était inacceptable pour des documents médicaux. Avec Assistance Virtuelle, la qualité est constante et la confidentialité est garantie contractuellement. »
— Dr. L., psychiatre, Lyon
Quelle entreprise pour externaliser son secrétariat médical ?
Assistance Virtuelle est spécialisée dans le secrétariat médical externalisé depuis près de 20 ans. Nos centres de production sont implantés à Maurice, Madagascar et Rodrigues, des territoires francophones avec un vivier de secrétaires diplômées, formées aux exigences des professions de santé. Nous accompagnons des médecins généralistes, spécialistes, chirurgiens et experts médicaux en France, Belgique, Suisse, Luxembourg et à La Réunion. Si vous cherchez une secrétaire médicale à distance fiable, une solution de transcription audio médicale, ou un secrétariat externalisé pour votre cabinet, Assistance Virtuelle vous accompagne avec une secrétaire médicale à distance qualifiée, une solution de transcription audio médicale fiable et un secrétariat médical externalisé adapté à votre spécialité.
Comment se déroulent les premières semaines
La qualité d’un secrétariat médical externalisé se joue largement au démarrage. Voici ce qui se passe concrètement, et ce que cela demande de votre côté.
Le service devient opérationnel sous 24 à 48 heures : accès ouverts, premiers documents traités. Les deux premières semaines servent ensuite à constituer votre lexique d’abréviations, à reprendre vos modèles et à comprendre votre façon de structurer une dictée. Durant cette période, votre secrétaire pose davantage de questions qu’elle n’en posera ensuite. C’est un bon signe : un prestataire qui n’en pose aucune applique un format standard au lieu de s’adapter au vôtre.
Au terme de ces deux semaines, vous cessez de tout relire pour ne vérifier que les points signalés. C’est le moment où la délégation devient un gain de temps net plutôt qu’une charge de contrôle.
Bien dicter, pour recevoir de bons documents
La qualité du document restitué dépend à parts comparables de la personne qui frappe et de celle qui dicte. Quatre habitudes suffisent à supprimer l’essentiel des allers-retours.
- Annoncez les sections à voix haute : « antécédents », « examen clinique », « conclusion ». La mise en forme est alors directe, sans reconstruction.
- Épelez le nom du patient une fois, en début de dictée. Aucun contexte ne permet de trancher entre deux orthographes plausibles.
- Énoncez systématiquement l’unité après un dosage. Un chiffre isolé mal capté reste plausible et passe la relecture.
- Dictez au même moment de la journée. La régularité stabilise le débit bien plus efficacement qu’un effort d’articulation.
Ce que nous ne prenons pas en charge
Trois domaines restent hors périmètre, et il vaut mieux le savoir avant de s’engager. L’accueil physique d’abord : la présence au comptoir et la remise de documents en main propre ne se délèguent pas à distance. Le conseil médical ensuite : une secrétaire ne se prononce jamais sur un symptôme, un traitement ou l’opportunité d’une consultation, ce qui relèverait de l’exercice illégal de la médecine. La validation enfin : la relecture et la signature du document restent à votre charge, puisqu’elles engagent votre responsabilité.
Le Conseil national de l’Ordre des médecins rappelle par ailleurs que le secret professionnel s’étend aux personnes qui assistent le praticien, ce qui encadre strictement le recours à un tiers.
Aller plus loin selon votre situation
Nous avons développé plusieurs aspects de ce service dans des articles dédiés, selon la question qui vous occupe.
Si vous découvrez le sujet, notre guide du secrétariat médical externalisé pour généralistes reprend l’ensemble du périmètre, les trois profils de cabinet et le temps réellement récupéré. Le calcul du volume à souscrire, à partir de votre production réelle et non d’une estimation, fait l’objet d’un article distinct sur le dimensionnement du forfait.
La prise d’appels fait souvent l’objet d’une réflexion distincte : notre article sur la permanence téléphonique pour cabinets médicaux détaille le protocole d’urgence à établir et la limite stricte de ce qu’une secrétaire peut dire à un patient. Côté matériel, le choix d’un dictaphone ou d’une application est traité dans notre comparatif des solutions de dictée numérique.
Si vous exercez une spécialité, les différences entre disciplines sont détaillées dans notre article consacré au secrétariat pour spécialistes, qui compare les enjeux propres à la cardiologie, à la dermatologie et à la psychiatrie. Pour un exercice en groupe, la mutualisation entre associés et la répartition des coûts sont traitées dans notre article sur le secrétariat partagé en cabinet de groupe.
Si vous évaluez un prestataire, notre grille de sélection pour la frappe sous dictée médicale indique les réponses qui rassurent et celles qui doivent alerter. La question du recours aux outils automatiques est traitée dans notre article sur les limites de l’IA en secrétariat médical, qui explique pourquoi la nature de l’erreur compte davantage que sa fréquence.
Si la confidentialité est votre priorité, nos garanties sur les données de santé sont détaillées dans un article dédié au RGPD appliqué au dossier médical, qui clarifie notamment la question souvent mal posée de l’hébergement. Le traitement des données structurées dans votre logiciel métier fait l’objet d’un article sur la saisie de données médicales.
Si vous anticipez l’évolution de votre patientèle, notre article sur la hausse de la demande liée au vieillissement chiffre ce que représente concrètement le passage d’un patient sur cinq à un patient sur quatre au-delà de 65 ans.
Si vous hésitez encore, notre analyse du temps administratif d’un praticien chiffre les heures réellement en jeu, et notre article sur la hausse de la demande liée au vieillissement replace la question dans une perspective plus large.
Questions fréquentes
Vos secrétaires connaissent-elles le vocabulaire de ma spécialité ?
Oui. Nous affectons à chaque médecin une secrétaire formée à sa spécialité. En cas de terminologie très spécifique, une période de rodage courte permet d’aligner le vocabulaire sur vos habitudes de dictée.
Puis-je dicter depuis mon cabinet ou mon domicile ?
Oui. Vous pouvez dicter depuis n’importe quel appareil, dictaphone numérique, smartphone, logiciel de dictée. Les fichiers audio sont déposés dans votre espace client et les documents mis en forme vous sont retournés dans les délais convenus.
Mes données patients sont-elles en sécurité ?
Oui. La confidentialité est au cœur de notre fonctionnement. Aucun document médical n’est stocké au-delà de la durée de traitement. Nos équipes sont soumises à une obligation contractuelle de discrétion.
Travaillez-vous avec les logiciels médicaux courants ?
Nos secrétaires s’adaptent aux outils que vous utilisez déjà, logiciels de gestion de cabinet, dossiers patients informatisés, messageries sécurisées de santé. Précisez vos outils lors de votre prise de contact.
Travaillez-vous avec Doctolib et les logiciels médicaux ?
Oui. Nos secrétaires s’adaptent à vos logiciels de gestion de cabinet, à vos dossiers patients informatisés et aux principaux outils utilisés par les professionnels de santé. Lors de la mise en place, nous prenons connaissance de vos procédures afin d’assurer une intégration rapide.
Puis-je externaliser uniquement la transcription de mes dictées ?
Oui. Vous pouvez nous confier uniquement vos dictées médicales, vos comptes rendus ou l’ensemble de votre secrétariat médical. Nos prestations s’adaptent à votre volume d’activité.
Quel est le délai de mise en place d’une secrétaire médicale à distance ?
Votre secrétaire médicale à distance est opérationnelle sous 48 heures après la prise de contact. Ce délai couvre l’affectation d’une secrétaire formée à votre spécialité et la mise en place de vos outils habituels.
Que se passe-t-il si ma secrétaire médicale est absente ?
Une secrétaire remplaçante formée à votre dossier prend automatiquement le relais en cas d’absence ou de congés. Vous ne subissez aucune interruption de service.
Existe-t-il un engagement de durée minimum ?
Non. Nos forfaits sont sans engagement de durée et modulables chaque mois selon votre volume d’activité réel.
Combien coûte une secrétaire médicale à distance ?
Nos forfaits démarrent à 400 € par mois pour un quart-temps et vont jusqu’à 1 450 € par mois pour un temps plein, sans charge sociale ni frais de gestion additionnel.
Proposez-vous un essai avant de s’engager ?
Oui. Un essai gratuit et sans engagement vous permet d’évaluer la qualité du service avant toute décision.
Prêt à déléguer votre secrétariat médical ?
Découvrez nos forfaits et tarifs ou demandez un essai gratuit sans engagement.
Le Conseil National de l’Ordre des Médecins propose des ressources utiles sur l’organisation des cabinets médicaux.