Vous vous posez des questions sur notre service de secrétariat à distance, de transcription audio ou de frappe sous dictée ? Consultez FAQ secrétariat à distance. Vous trouverez également des conseils pratiques pour optimiser vos dictées et tirer le meilleur parti de nos services.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter, car nous vous répondons dans les 24 heures.
Oui, nos secrétaires travaillent à distance. Les échanges se font par email, téléphone, vidéoconférence ou via votre système de gestion documentaire. Cette approche offre une grande flexibilité sans imposer une présence physique.
Assistance Virtuelle complète les équipes existantes en absorbant les pics de charge, les tâches spécialisées (transcription médicale, documents juridiques) ou les missions ponctuelles. Vos secrétaires gardent la maîtrise stratégique tandis que nous traitons le volume.
L'externalisation offre une grande souplesse d'organisation, sans engagement long terme. Augmentez ou diminuez le volume selon vos besoins sans embaucher ou licencier. Parfait pour absorber une croissance rapide.
Nous proposons : transcription audio, mise en page, correction de documents, gestion administrative, classement, traitement de données et tâches spécialisées (termes médicaux, juridiques, comptables).
Oui. Nous proposons un essai gratuit pour évaluer notre qualité, nos délais et notre compatibilité avec vos procédures avant tout engagement.
Absolument. Nous travaillons avec des microentreprises, freelances et petits cabinets. Aucun volume minimum. Les missions ponctuelles sont bienvenues.
Oui, nous adaptons notre organisation à vos besoins. Vous pouvez nous confier des missions ponctuelles ou mettre en place une collaboration régulière (quelques heures par semaine, quart-temps, mi-temps ou temps plein).
Les tarifs dépendent du volume, de la spécialisation et de la localisation. Contactez-nous pour un devis personnalisé basé sur vos besoins réels.
Chaque document est relu par une secrétaire spécialisée avant livraison. Cette relecture humaine permet de vérifier le contexte, la terminologie, la cohérence et la qualité du document final.
Oui. Nous adaptons la mise en page à vos modèles, normes (juridiques, médicales, comptables) et préférences de présentation.
Oui. Nous pouvons corriger l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et améliorer la présentation de vos documents. Si vous le souhaitez, nous pouvons également effectuer des reformulations tout en respectant le sens de votre texte.
MP3, WAV, M4A, OGG et autres formats audio standard. Envoyez vos fichiers par email ou via un système de transfert sécurisé.
Variable selon la qualité audio et la complexité. Standard : 48-72h pour une transcription médicale ou juridique. Des délais express peuvent être proposés selon l'urgence de votre demande.
Une secrétaire spécialisée, identifiée et formée à votre domaine (médical, juridique, comptable). Elle devient progressivement experte de votre vocabulaire et contexte.
Les outils d'intelligence artificielle permettent d'accélérer la transcription de nombreux documents. En revanche, lorsqu'une parfaite compréhension du contexte est nécessaire, l'expertise d'une secrétaire spécialisée reste essentielle. Chez Assistance Virtuelle, nous combinons les avantages de l'IA avec un contrôle humain systématique.
L'IA peut rencontrer des difficultés avec les accents, débits rapides ou enregistrements dégradés. Elle peut également rencontrer des difficultés avec le contexte clinique, juridique ou comptable. Une secrétaire formée détecte les erreurs, ajuste le sens et garantit une qualité conforme à vos standards. Dans de nombreux cas, une transcription automatique constitue une excellente première étape. Une secrétaire spécialisée apporte ensuite la relecture, la compréhension du contexte, les corrections et la validation finale.
Nous utilisons des outils d'assistance (transcription automatique, vérification orthographique) comme première étape lorsque cela est pertinent. Chaque document reste intégralement contrôlé et validé par une secrétaire qualifiée. L'IA n'est jamais seule responsable du livrable. Nous choisissons les outils les plus adaptés à chaque mission afin d'offrir le meilleur équilibre entre rapidité, précision et qualité.
Nous appliquons des procédures strictes de confidentialité, utilisons des solutions sécurisées adaptées à chaque mission et pouvons mettre en place un accord de traitement des données (DPA). L'accès aux documents est limité aux personnes autorisées.
Nos procédures sont conçues pour accompagner nos clients dans le respect du RGPD. Nous pouvons mettre en place les engagements contractuels nécessaires, notamment un accord de traitement des données (DPA).
Depuis plus de 20 ans, nous privilégions des emplois stables, déclarés et qualifiés. Nos collaborateurs bénéficient d'un cadre de travail structuré, de formations régulières et d'avantages sociaux. Notre faible turnover témoigne de cette politique.
Depuis plus de vingt ans, nous développons nos équipes à l'île Maurice, à Madagascar et à Rodrigues. Ces implantations offrent un excellent niveau de compétences, une forte culture francophone et un fuseau horaire proche de l'Europe.
Oui. L'île Maurice est stable politiquement et économiquement depuis plusieurs décennies. Madagascar et Rodrigues offrent aussi une continuité. Nous avons diversifié les localisations pour garantir la continuité de service.
Non. La distance n'impacte pas la qualité si la communication est claire. La technologie moderne efface les frontières et assure une collaboration fluide.
Vous bénéficiez d'une équipe qualifiée, disponible rapidement, sans recrutement, sans charges liées à l'embauche et avec une grande souplesse d'organisation. Qualité, expertise spécialisée, coûts maîtrisés, fiabilité politique et économique et absence de barrière technologique.
Nous travaillons avec de nombreux professionnels de santé pour la transcription de comptes rendus, courriers, expertises et autres documents médicaux.
Oui, depuis plus de vingt ans. Nous maîtrisons la mise en forme juridique, les actes, la confidentialité avocat-client et la terminologie de procédure.
Oui. Nous transcrivons les notes comptables, mettons en forme les déclarations, assurons la gestion documentaire comptable et respectons les standards du secteur.
Plusieurs secrétaires peuvent être formées à votre dossier. En cas d'absence, une collaboratrice prend le relais afin d'assurer la continuité de service et le respect des délais.
Les logiciels de transcription automatique permettent de gagner un temps précieux sur certains projets. Chez Assistance Virtuelle, nous allons plus loin : une secrétaire spécialisée vérifie le contexte, adapte la terminologie, corrige les éventuelles erreurs et vous livre un document directement exploitable. Vous bénéficiez ainsi du meilleur de la technologie et de l'expertise humaine.
Autant que possible, oui. Nous assignons une secrétaire dédiée à votre dossier afin qu'elle devienne progressivement experte de votre contexte, votre vocabulaire et vos préférences. En cas d'absence, une collègue formée prend le relais.
Nos équipes sont basées à l'île Maurice, Madagascar et Rodrigues. Ces implantations offrent stabilité, expertise francophone et fuseau horaire favorable pour une collaboration optimale avec nos clients européens.
Nous acceptons les envois par email, portail client sécurisé, ou via des systèmes de transfert chiffrés adaptés à votre infrastructure. Nous appliquons des procédures strictes de confidentialité pour chaque transmission.
Nous livrons dans les formats que vous utilisez : Word (.docx), PDF, texte (.txt) ou les fichiers propriétaires de votre logiciel. Nous adaptons la mise en page à vos modèles et normes.
Oui. Nous maîtrisons ces outils et systèmes courants. Si vous utilisez une plateforme spécifique, discutons-en lors de la mise en place pour assurer une intégration fluide.
Absolument. Nous adaptons la mise en page et la présentation à votre charte, vos normes sectorielles et vos préférences. Envoyez-nous vos modèles, nous les respecterons précisément.
Signalez-nous l'erreur. Nous corrigeons rapidement le document et envoyons la version révisée. C'est normal dans un processus de collaboration : nous restons disponibles pour les ajustements.
Nos collaborateurs bénéficient d'une formation initiale puis continue. Chaque secrétaire spécialisée approfondit ses compétences dans son domaine (médical, juridique, comptable) et se forme aux outils et procédures spécifiques de nos clients.
Depuis deux décennies, nous construisons nos équipes, affûtons nos processus et gagnons la confiance de centaines de clients. Notre longévité, notre faible turnover et nos clients fidèles témoignent de nos engagements : qualité, discrétion et fiabilité. Nous ne sommes pas une plateforme impersonnelle : vous travaillez avec une équipe stable, investie et responsable.
Pour vous permettre de dicter dans les meilleures conditions
S’il y a des bruits de fond dans la pièce où vous dictez, ceux-ci seront enregistrés et rendra l’enregistrement et l’audition difficiles (ex : la tondeuse du voisin si vous êtes à la campagne ou en ville les bruits du trafic routier).
Évitez de dicter depuis un café, un restaurant, une gare, un aéroport… Ou alors isolez-vous dans un lieu fermé.
Épelez également tous les noms propres et les terminologies inhabituelles.
La première phrase est souvent inaudible.
Si vous voulez enregistrer une réunion de travail ou une conférence téléphonique, demandez à chaque intervenant de dire son nom avant de parler.
Un SMS reçu sur votre téléphone sera enregistré sur le dictaphone.
Évitez de froisser des documents, de frapper la cuillère à café sur le bord de la tasse, d’activer et de désactiver votre stylo à billes, de tapoter sur la table ou de la cogner avec votre pied ; en résumé, évitez tous ces bruits que l’on fait sans le remarquer mais qui brouillent l’audition…
Certains dictaphones numériques vont jusqu’à 179 heures d’enregistrement…
Commencez votre dictée par saluer votre secrétaire ou simplement lui dire bonjour.
Identifiez-vous au début d’une dictée, et remerciez la secrétaire à la fin de votre dictée.
Ce contact humain facilite en effet les échanges, notamment quand une précision devient nécessaire.
Nous utiliserons votre modèle standard si vous ne donnez pas d’indications précises.
Spécifiez la date que vous voulez voir apparaître sur le rapport (date de dictée, date de transcription, …)
C’est dangereux et la qualité est souvent mauvaise. Par contre, une voiture à l’arrêt est un parfait bureau de substitution.
Si vous épelez des noms propres, vous pouvez utiliser, si vous le souhaitez le standard international.
| A Alpha | J Juliet | S Sierra |
| B Bravo | K Kilo | T Tango |
| C Charlie | L Lima | U Uniform |
| D Delta | M Mike | V Victor |
| E Echo | N November | W Whiskey |
| F Foxtrot | O Oscar | X X-ray |
| G Golf | P Papa | Y Yankee |
| H Hotel | Q Quebec | Z Zulu |
| I India | R Romeo |
Pensez à indiquer la fin de votre enregistrement.
Ces conseils vous permettront d’obtenir des transcriptions plus rapides et plus précises. N’hésitez pas à les partager avec vos collaborateurs qui dictent régulièrement.
Une question ? Contactez-nous ou demandez un essai gratuit, car nous vous accompagnons dès le démarrage.