Package d’heures de secrétariat : une nouvelle approche tarifaire plus souple
Le package d’heures de secrétariat répond aux professionnels dont les besoins administratifs varient fortement. Vous achetez un volume d’heures, puis vous l’utilisez selon votre activité, sans abonnement mensuel. Assistance Virtuelle prépare cette formule pour les professionnels de France et de Belgique.
Un pic de dossiers, une absence, un retard administratif ou un projet ponctuel ne justifient pas toujours un forfait mensuel. Le package apporte donc une solution intermédiaire. Vous payez un volume défini, sans réserver chaque semaine des heures dont vous n’avez peut-être pas besoin.
Qu’est-ce qu’un package d’heures de secrétariat ?
Un package d’heures de secrétariat correspond à un volume d’heures acheté à l’avance et consommé à la demande. Contrairement au forfait mensuel, il ne réserve pas un créneau hebdomadaire fixe. Il convient donc surtout aux entreprises, cabinets et professions libérales dont la charge administrative reste ponctuelle ou irrégulière.
Package d’heures de secrétariat : quatre formats prévus
Quatre volumes sont prévus. Le prix horaire diminue progressivement lorsque le nombre d’heures augmente.
| Format | Prix du package | Prix horaire | Écart avec 10 heures |
|---|---|---|---|
| 10 heures | 250 € | 25,00 € | Référence |
| 15 heures | 350 € | 23,33 € | 6,7 % moins cher |
| 20 heures | 450 € | 22,50 € | 10 % moins cher |
| 30 heures | 650 € | 21,67 € | 13,3 % moins cher |
Ainsi, le package de 30 heures réduit le coût horaire de 13,3 % par rapport au format de 10 heures. Cependant, acheter davantage d’heures n’est intéressant que si vous les utilisez réellement.
Entre deux formats, choisissez donc le plus petit volume couvrant votre estimation. Vous pourrez ensuite acheter un nouveau package si votre activité augmente.
Comment utiliser ses heures ?
Le principe reste simple : vous utilisez les heures lorsque votre activité le nécessite. Vous n’avez donc pas à maintenir artificiellement une consommation régulière.
- Vous consommez vos heures en quelques semaines ou plusieurs mois.
- Les heures restent disponibles selon les conditions prévues au devis.
- Vous sollicitez une assistante lorsque vous avez du travail à déléguer.
- Vous achetez un nouveau package lorsque le précédent est épuisé.
En revanche, le package ne réserve pas automatiquement une assistante à heure fixe. La prise en charge dépend de la disponibilité de l’équipe au moment de votre demande.
Par conséquent, un besoin quotidien, régulier ou soumis à des horaires précis s’adapte mieux à un forfait mensuel.
Package ou forfait mensuel : quelle formule choisir ?
Notre politique tarifaire distingue plusieurs façons de déléguer. Le bon choix dépend surtout de la fréquence du besoin.
Nos forfaits de secrétariat à distance sont sans engagement de durée. En septembre 2026, le quart-temps coûte 400 € par mois pour 10 heures par semaine, le mi-temps 750 € et le temps plein 1 450 €.
| Situation | Formule adaptée |
|---|---|
| Quelques heures occasionnelles | Package |
| Charge variable selon les mois | Package |
| Besoin régulier chaque semaine | Forfait mensuel |
| Besoin d’une secrétaire attitrée | Forfait mensuel |
| Document isolé à retranscrire | Prestation ponctuelle |
Le package coûte davantage à l’heure qu’un forfait. C’est logique : le forfait permet d’organiser durablement la charge de travail d’une secrétaire.
Le package de 15 heures coûte 350 €. Dès que le besoin dépasse environ 15 heures par mois, le quart-temps à 400 € devient rapidement plus intéressant. De plus, il réserve 10 heures chaque semaine.
Notre comparaison du tarif à l’acte et du forfait mensuel en secrétariat juridique illustre également cette logique.
Comment estimer le nombre d’heures nécessaires ?
Commencez par mesurer les tâches que vous souhaitez réellement déléguer. Une semaine représentative fournit généralement une bonne base.
Ensuite, ajoutez environ 15 % de marge pour absorber les demandes imprévues. Cette méthode évite à la fois de sous-estimer votre charge et d’acheter inutilement un volume trop important.
À titre indicatif, nos estimations internes retiennent notamment :
- 8 à 12 minutes pour un compte rendu standard ;
- 5 à 8 minutes pour un courrier sur modèle ;
- 3 à 5 minutes pour un appel qualifié.
Ces durées ne constituent pas des standards du secteur. Elles varient selon la complexité, vos modèles, votre vocabulaire et les contrôles nécessaires.
Par exemple, 20 comptes rendus de 10 minutes représentent 200 minutes. Ajoutons 30 courriers de 6,5 minutes, soit 195 minutes. Le total atteint environ 6,6 heures. Avec une marge de 15 %, le besoin passe à environ 7,6 heures. Un package de 10 heures couvre donc cette charge.
Pour un cabinet médical, notre guide consacré au calcul du bon volume de secrétariat permet d’affiner cette estimation.
Trois exemples pour comparer package et forfait
- 8 heures ponctuelles : un package de 10 heures coûte 250 €. Le quart-temps coûte 400 € par mois. Le package est donc plus adapté à ce besoin isolé.
- 15 heures : le package coûte 350 €. L’écart avec le quart-temps n’est plus que de 50 €. La régularité du besoin devient alors déterminante.
- 40 heures : deux packages de 20 heures coûtent 900 €. Le quart-temps coûte 400 €. Pour une charge récurrente, le forfait devient nettement plus économique.
Ces exemples montrent surtout qu’il ne faut pas comparer uniquement les prix horaires. La fréquence, la disponibilité attendue et la continuité du service comptent également.
Dans quelles situations acheter un package ?
Le package convient notamment lorsque la charge reste imprévisible.
- Absorber temporairement un pic d’activité.
- Remplacer une collaboratrice pendant une absence.
- Résorber un retard administratif.
- Préparer une période fiscale ou un dépôt important.
- Mettre à jour un fichier ou des archives.
- Tester l’externalisation avant un forfait régulier.
- Accompagner le démarrage d’une nouvelle activité.
Cette approche permet également de mesurer concrètement le temps que vous consacrez aux tâches administratives avant d’adopter éventuellement une formule permanente.
Notre comparaison du coût d’une secrétaire salariée et d’une secrétaire externalisée apporte un autre éclairage sur cet arbitrage.
Package d’heures en Belgique : même principe
Les professionnels belges peuvent utiliser le package selon le même principe. Notre service de secrétariat à distance en Belgique accompagne notamment des médecins, avocats, experts-comptables, architectes, bureaux d’études, PME et associations.
Un cabinet confronté à quelques semaines de surcharge peut donc acheter un volume ponctuel. À l’inverse, une structure qui transmet du travail chaque jour bénéficie davantage d’un forfait mensuel.
Le décalage horaire doit également être anticipé. Maurice possède deux heures d’avance sur la Belgique pendant l’heure d’été belge et trois heures pendant l’heure d’hiver. Il reste donc utile de préciser vos plages souhaitées dès la demande.
Package ponctuel et RGPD : les obligations restent identiques
Une mission courte ne réduit pas les obligations relatives aux données personnelles. Dès qu’un prestataire traite des données pour le compte de son client, la relation entre responsable du traitement et sous-traitant doit être encadrée.
La CNIL rappelle notamment que le traitement réalisé par un sous-traitant doit respecter le RGPD et s’appuyer sur un contrat. L’Autorité de protection des données belge précise également les responsabilités respectives des deux parties.
Lorsque des données personnelles quittent l’Espace économique européen, des garanties spécifiques peuvent en outre s’appliquer aux transferts internationaux. Le cadre doit donc être vérifié indépendamment du nombre d’heures achetées.
Depuis 2007, Assistance Virtuelle accompagne des professionnels francophones depuis ses équipes situées à Maurice, Madagascar et Rodrigues. Chaque collaboratrice s’engage à respecter la confidentialité. Notre page consacrée à la confidentialité, au RGPD et à la sécurité des données détaille notre organisation.
Cinq points à vérifier avant d’acheter des heures
Avant de choisir un package, vérifiez précisément les règles de fonctionnement.
- Périmètre : quelles tâches peuvent être confiées ?
- Validité : les heures possèdent-elles une date d’expiration ?
- Décompte : comment les heures consommées sont-elles mesurées ?
- Solde : comment connaître les heures encore disponibles ?
- Disponibilité : quels délais de prise en charge s’appliquent ?
Ces éléments doivent apparaître clairement dans le devis ou le contrat. Notre article sur les clauses d’un contrat de secrétariat externalisé présente les principaux points à contrôler.
FAQ sur les packages d’heures de secrétariat
Qu’est-ce qu’un package d’heures de secrétariat ?
Il s’agit d’un volume d’heures acheté à l’avance puis utilisé selon les besoins. Contrairement au forfait mensuel, aucune consommation hebdomadaire régulière n’est nécessaire.
Combien coûte un package d’heures ?
Les formats prévus vont de 250 € pour 10 heures à 650 € pour 30 heures. Le prix horaire diminue lorsque le volume acheté augmente.
Les heures doivent-elles être utilisées chaque mois ?
Non. Le principe du package consiste précisément à permettre une consommation irrégulière. Les conditions exactes de validité figurent toutefois dans le devis.
Peut-on acheter plusieurs packages successivement ?
Oui. Lorsque le premier volume est consommé, un nouveau package peut être acheté selon les besoins du moment.
Quelle différence entre un package et un forfait mensuel ?
Le package convient à une charge ponctuelle ou irrégulière. Le forfait réserve au contraire un volume récurrent et permet généralement de travailler avec une secrétaire attitrée.
À partir de combien d’heures le forfait devient-il intéressant ?
Avec les tarifs présentés ici, le point de comparaison se situe autour de 15 heures mensuelles. Toutefois, la régularité du besoin et la disponibilité attendue doivent également guider le choix.
Un package garantit-il une secrétaire immédiatement disponible ?
Non. La prise en charge dépend de la disponibilité des assistantes. Si vous avez besoin d’un créneau régulier garanti, un forfait mensuel convient davantage.
Peut-on utiliser un package pour tester l’externalisation ?
Oui. Le package permet de mesurer votre charge réelle et d’évaluer le fonctionnement du secrétariat à distance avant d’envisager une formule récurrente.
Choisir le volume correspondant à votre activité
Le package d’heures apporte surtout de la souplesse. Il convient lorsque quelques heures de secrétariat suffisent, sans fréquence régulière. À l’inverse, dès que le besoin devient permanent, le forfait mensuel offre davantage d’heures, une meilleure continuité et un coût horaire inférieur.
Le bon choix consiste donc à acheter le volume réellement nécessaire, plutôt que le package affichant simplement le prix horaire le plus bas.
