Secrétariat juridique : tarif à l'acte ou au forfait

Un cabinet d’avocat ou une étude notariale a le choix entre deux logiques de facturation pour son secrétariat externalisé : payer à l’acte, au volume produit, ou opter pour un forfait mensuel fixe. Le bon choix dépend moins d’une préférence que du profil réel de votre activité. Voici comment trancher.

Tarif à l’acte : comment ça fonctionne

La facturation à l’acte s’applique aux prestations ponctuelles : frappe sous dictée, retranscription audio, saisie de documents. Sur notre grille tarifaire, le tarif de base est de 17,50 € TTC les 10 000 caractères tapés, avec des majorations selon le délai souhaité : +50% en express, +25% en overnight ou premium (24h), tarif de base en standard (48h).

Vous payez exactement ce que vous produisez, ni plus ni moins. C’est la logique la plus adaptée à un volume d’actes irrégulier, avec des pics liés au calendrier judiciaire.

Forfait mensuel : comment ça fonctionne

Le forfait mensuel réserve un volume d’heures fixe chaque semaine, pour un montant prévisible : 400 € par mois pour un quart-temps (10h/semaine), 750 € pour un mi-temps (20h), 1 450 € pour un temps plein (40h). Sans engagement de durée et modifiable à tout moment. Le détail est disponible sur notre page secrétariat juridique à distance.

Cette formule convient à un cabinet avec un flux de travail régulier : agenda, courriers, suivi de dossiers, frappe d’actes récurrente.

Comparatif : quel mode de tarification pour quel profil de cabinet ?

Le tarif à l’acte convient si…

Votre volume de dictée varie fortement d’un mois à l’autre, vous n’avez pas besoin de suivi administratif continu, ou vous testez l’externalisation avant de vous engager sur un forfait.

Le forfait mensuel convient si…

Vous avez un volume de travail régulier et prévisible, vous souhaitez une même secrétaire qui connaît vos dossiers et votre vocabulaire, ou vous voulez déléguer aussi la gestion administrative (courriers, agenda, suivi de dossiers) au-delà de la simple frappe.

L’impact sur le budget d’un cabinet

Un avocat ou un notaire consacre en moyenne 30% de son temps à des tâches de secrétariat, un temps facturable perdu. Comparé au coût d’une secrétaire salariée (3 500 € à 4 500 € par mois charges comprises), les deux formules d’Assistance Virtuelle restent nettement plus économiques, sans charges sociales ni frais de gestion. Voir le détail sur notre page avantages de l’externalisation.

Notre recommandation

Pour un cabinet avec un rythme d’audiences ponctuel, le tarif à l’acte évite de payer pour un volume non consommé. Pour un cabinet avec un flux constant de dossiers, le forfait mensuel garantit une secrétaire dédiée, familière avec vos modèles d’actes et votre vocabulaire, à un coût mensuel fixe et maîtrisé.

Dans le doute, un essai gratuit sans engagement permet de tester le service avant de choisir la formule adaptée.

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Le Conseil National des Barreaux propose des ressources sur les obligations déontologiques de la profession d’avocat.

Le seuil de bascule, calculé simplement

La question se tranche par un calcul, pas par une préférence. Divisez le montant du forfait mensuel par votre tarif à l’acte moyen : vous obtenez le nombre d’actes à partir duquel le forfait devient plus économique.

Comparez ensuite ce nombre à votre production mensuelle réelle des six derniers mois, et non à celle du mois le plus chargé. Si vous dépassez le seuil de façon régulière, le forfait s’impose. Si vous l’atteignez un mois sur trois, l’acte reste plus souple.

Ce que chaque mode change au quotidien

	Tarif à l’acte	Forfait mensuel
Prévisibilité budgétaire	Faible, varie chaque mois	Totale, montant fixe
Réflexe face à une tâche	On hésite à envoyer, chaque envoi a un prix	On délègue sans arbitrer
Traitement des pics	Coût qui s’envole au pire moment	Absorbé dans le volume réservé
Période creuse	Aucun coût	Volume payé même partiellement utilisé
Connaissance de vos dossiers	Limitée, intervenants variables	Cumulative, personne affectée

La ligne la plus déterminante est la deuxième, et c’est celle qu’on oublie. Avec une facturation à l’acte, chaque envoi suppose une micro-décision, et beaucoup de tâches finissent traitées en interne « pour ne pas payer », ce qui annule le bénéfice de la délégation.

Le profil de cabinet compte autant que le volume

Un cabinet dont l’activité est régulière, avec un flux de courriers et d’actes stable d’un mois sur l’autre, trouve son compte dans le forfait sans hésitation.

Un cabinet dont l’activité dépend de quelques dossiers importants aux échéances espacées est dans une autre situation : sa charge administrative arrive par vagues. Pour lui, la combinaison la plus économique consiste souvent en un forfait modeste couvrant le flux courant, complété ponctuellement lors des pics, plutôt qu’un forfait large dimensionné sur le mois le plus chargé.

Les montants figurent sur la page formules et tarifs, et le détail de la prestation sur la page secrétariat juridique à distance. Ce qui est inclus dans chaque forfait est précisé dans notre politique tarifaire.

Questions fréquentes

À partir de combien d’actes le forfait devient-il intéressant ?

Divisez le montant du forfait par votre tarif à l’acte moyen : le résultat donne votre seuil. Comparez-le à votre production des six derniers mois, pas à celle de votre mois le plus chargé.

Que se passe-t-il si je n’utilise pas tout mon forfait ?

Le volume réservé reste dû. C’est la contrepartie de la prévisibilité, et c’est pourquoi il vaut mieux démarrer sur un forfait modeste quitte à l’augmenter ensuite.

Peut-on combiner les deux modes ?

Oui, et c’est souvent le meilleur calcul pour un cabinet à activité irrégulière : un forfait couvrant le flux courant, complété ponctuellement lors des pics, plutôt qu’un forfait dimensionné sur le mois le plus chargé.