Depuis 2007, Assistance Virtuelle accompagne les professionnels francophones avec des solutions de secrétariat à distance, de transcription audio, de frappe sous dictée et de dactylographie. Disponibles en quart-temps, mi-temps ou temps plein, nos secrétaires qualifiées s’intègrent à votre organisation comme de véritables collaboratrices, sans les contraintes d’un recrutement interne.
Un service flexible, sans engagement
Nos secrétaires travaillent avec une large gamme de logiciels de gestion, de bureautique et de dictée numérique. Elles prennent en charge vos tâches administratives à distance : gestion des agendas, traitement des courriers et e-mails, suivi des dossiers clients, dactylographie, encodage de documents, classement numérique et saisie de données.
Vous choisissez le volume horaire adapté à votre activité et ne payez que le travail réellement effectué. Vous pouvez modifier ou interrompre votre formule à tout moment. En cas d’absence de votre assistante habituelle, nous organisons son remplacement afin d’assurer la continuité de votre secrétariat.
Nos forfaits de secrétariat à distance
| Forfait | Heures par semaine | Tarif mensuel TTC | Tarif horaire indicatif |
|---|---|---|---|
| Quart-temps | 10 heures | 400 € par mois | Environ 9 € par heure |
| Mi-temps | 20 heures | 750 € par mois | Environ 8,65 € par heure |
| Temps plein | 40 heures | 1 450 € par mois | Environ 8,30 € par heure |
Nos formules sont sans engagement de durée. Un essai gratuit est disponible afin d’évaluer la qualité de nos prestations avant de nous confier une mission régulière.
Pourquoi externaliser son secrétariat à distance ?
L’embauche d’une secrétaire salariée implique un salaire, des charges sociales, des congés payés, des frais d’équipement et une gestion administrative permanente. Ces dépenses peuvent être disproportionnées lorsque les besoins ne justifient pas un poste interne à temps plein.
L’externalisation du secrétariat permet de disposer rapidement d’une secrétaire qualifiée, sans recrutement ni gestion RH. Vous payez uniquement le volume de travail nécessaire et adaptez votre formule à l’évolution de votre activité. Nos prestations commencent à partir de 400 € par mois, selon le temps de travail et la spécialisation recherchée.
Les missions de votre secrétaire à distance
- Gestion des agendas et des rendez-vous
- Traitement des courriers et des e-mails
- Rédaction et mise en forme de documents
- Dactylographie et frappe sous dictée
- Transcription de fichiers audio
- Suivi des dossiers clients et patients
- Saisie dans vos logiciels professionnels
- Classement et archivage numérique
- Préparation de dossiers administratifs
- Saisie et contrôle de données
Votre secrétaire travaille à distance depuis nos centres de production, tout en utilisant vos outils, vos procédures et votre vocabulaire métier. Elle peut intervenir ponctuellement ou s’intégrer durablement à votre organisation.
Secrétaire à distance et intelligence artificielle
L’intelligence artificielle constitue un outil d’assistance performant pour certaines tâches administratives. Elle peut faciliter la préparation, le classement ou le traitement initial de certains documents lorsque son utilisation apporte une réelle valeur ajoutée.
Elle ne remplace toutefois pas l’expertise d’une secrétaire qualifiée. Lorsqu’une mission nécessite de comprendre un contexte, de gérer des échanges, de respecter vos procédures ou d’adapter le contenu à votre activité, l’intervention humaine reste essentielle.
Chez Assistance Virtuelle, nous sélectionnons les outils selon la nature de la mission, vos exigences de confidentialité et vos procédures internes. Chaque prestation reste suivie, contrôlée et validée par une secrétaire spécialisée.
Les professionnels que nous accompagnons
- Médecins généralistes et spécialistes
- Chirurgiens et professionnels paramédicaux
- Avocats et cabinets juridiques
- Notaires et commissaires de justice
- Experts judiciaires
- Experts immobiliers et assureurs
- Experts-comptables et fiduciaires
- Architectes et ingénieurs
- PME et TPE
- Associations et fondations
Nous intervenons principalement auprès de professionnels situés en France, en Belgique, en Suisse, au Luxembourg et à La Réunion. Nos équipes sont formées aux exigences des professions réglementées et aux particularités de chaque secteur d’activité.
Pourquoi choisir Assistance Virtuelle ?
- Entreprise spécialisée depuis 2007
- Secrétaires qualifiées et expérimentées
- Équipes spécialisées par domaine
- Formules à partir de 400 € par mois
- Quart-temps, mi-temps ou temps plein
- Prestations sans engagement de durée
- Essai gratuit avant collaboration
- Validation humaine des prestations
- Remplacement organisé en cas d’absence
- Interlocuteur dédié et équipe stable
Nos centres de production sont implantés à Maurice, Madagascar et Rodrigues. Cette organisation nous permet de proposer des tarifs compétitifs, une grande disponibilité et une continuité de service, sans compromettre la qualité ni la confidentialité.
Quel volume d’heures pour quel besoin
La question la plus fréquente au moment de choisir n’est pas le prix mais le dimensionnement. Le réflexe habituel consiste à estimer son besoin de mémoire, or personne ne sait spontanément combien de temps représente sa charge administrative : on retient les moments de saturation et on oublie les tâches courtes qui s’accumulent.
La méthode fiable tient en une semaine d’observation. Notez le nombre de documents produits par jour et leur type, sur une semaine ordinaire, puis appliquez des durées de traitement moyennes. Un compte rendu demande huit à douze minutes, un courrier sur modèle cinq à huit, un appel qualifié trois à cinq. Ajoutez 15 % pour les imprévus et vous obtenez un besoin exprimé en heures.
Choisissez ensuite le forfait immédiatement inférieur à votre estimation. La montée se fait sans préavis ni justification, alors qu’une réduction demande d’expliquer que le service est sous-utilisé.
Ce qu’il faut préparer avant de démarrer
Une délégation à distance repose sur de l’écrit, qui remplace les échanges informels qu’on aurait eus en présentiel. Quatre documents suffisent, et ils se rédigent une seule fois.
- Vos modèles de documents, un par type, à partir de l’existant.
- Un lexique de vos abréviations : c’est celui qu’on néglige le plus et qui rapporte le plus, car vos raccourcis n’existent dans aucun référentiel.
- Vos règles de priorité : ce qui est urgent, ce qui attend, qui prévenir et par quel canal.
- Votre circuit de validation : qui relit, qui signe, dans quel délai.
L’ensemble représente moins de deux heures de préparation et supprime l’essentiel des allers-retours des premières semaines.
Quand cette solution ne convient pas
Il serait malhonnête de présenter le secrétariat à distance comme la réponse à toutes les situations. Trois cas justifient une autre organisation.
Si vous avez besoin d’un accueil physique, d’une gestion de courrier papier ou de la manipulation de documents originaux, cette part du travail reste sur site. Si votre besoin dépasse un temps plein de façon stable, l’écart de coût avec un recrutement se resserre et la présence apporte des avantages qu’un forfait ne reproduit pas. Enfin, si vous attendez qu’une personne identifie elle-même ce qu’il y a à faire plutôt que d’exécuter des tâches cadrées, c’est un poste d’assistante qu’il vous faut, avec le recrutement et l’encadrement que cela suppose.
Pour approfondir avant de vous décider
Plusieurs de nos articles traitent en détail des questions que se posent les professionnels avant de franchir le pas.
Sur le coût réel. Notre comparatif entre une secrétaire salariée et une secrétaire externalisée intègre les charges qui n’apparaissent pas sur une fiche de paie, et indique à partir de quel seuil le recrutement redevient pertinent. Les frais qui n’apparaissent pas sur un devis sont recensés dans notre article sur les coûts cachés.
Sur le choix d’un prestataire. Les questions à poser et surtout la façon d’interpréter les réponses sont détaillées dans notre article sur les vérifications avant de signer. La différence entre une secrétaire virtuelle et une assistante administrative, souvent mal comprise, est traitée dans un comparatif dédié, tout comme l’arbitrage avec l’intérim.
Sur l’organisation au quotidien. Notre guide pour déléguer sans perdre le contrôle décrit les points vérifiés avant qu’un document vous parvienne et le moment où la délégation devient un gain net. L’organisation pratique du travail à distance est développée dans notre article sur la délégation administrative, et les fonctions qui ne s’exercent pas hors des murs dans celui sur les limites du télétravail administratif.
Sur la fiabilité du service. Notre traitement des demandes urgentes est décrit dans un article sur la gestion des urgences administratives, et l’organisation qui permet d’assurer la continuité en cas d’incident dans celui consacré à nos trois sites de production.
Nous accompagnons des professionnels dans l’ensemble de l’espace francophone, avec des pages dédiées aux spécificités de chaque territoire : France, Belgique, Suisse, Luxembourg et La Réunion. Les variantes lexicales propres à chacun de ces territoires sont prises en compte dans le traitement de vos documents.
Questions fréquentes
Quel est le coût d’une secrétaire à distance à mi-temps ?
Notre formule mi-temps comprend 20 heures de travail par semaine pour 750 € par mois TTC, soit environ 8,65 € par heure. Elle permet de bénéficier d’une secrétaire régulière sans supporter les coûts d’un poste salarié interne.
Peut-on commencer sans engagement de durée ?
Oui. Nos formules sont sans engagement de durée. Vous pouvez adapter, suspendre ou arrêter votre prestation selon l’évolution de vos besoins. Un essai gratuit est également disponible.
Peut-on commencer avec quelques heures par semaine ?
Oui. Notre formule quart-temps comprend 10 heures par semaine. Nous pouvons également étudier certains besoins ponctuels ou temporaires selon la nature de la mission.
Quelle différence avec une secrétaire interne ?
Une secrétaire à distance travaille depuis nos locaux sans occuper d’espace dans votre entreprise. Vous n’avez aucun coût d’équipement, aucune charge sociale et aucune gestion RH. Elle utilise néanmoins vos outils et suit vos procédures comme une collaboratrice interne.
Assurez-vous les remplacements pendant les congés ?
Oui. Nous pouvons assurer la continuité de votre secrétariat pendant les congés, les arrêts maladie ou les périodes de surcharge de travail. Une autre secrétaire formée prend alors le relais selon les modalités convenues.
Comment garantissez-vous la confidentialité ?
Chaque collaboration est encadrée par des engagements de confidentialité. Les accès, outils et procédures sont définis selon la sensibilité de la mission. Nos secrétaires sont également tenues au respect du secret professionnel et de vos règles internes.
Vos secrétaires utilisent-elles nos logiciels métier ?
Oui. Nos secrétaires peuvent travailler avec Microsoft 365, Outlook, Word, Excel, Teams, Google Workspace, Dragon, Philips SpeechLive, Winscribe et de nombreux logiciels professionnels. Nous vérifions leur compatibilité avant le démarrage de la mission.
Dans quels pays intervenez-vous ?
Nous travaillons principalement avec des clients situés en France, en Belgique, en Suisse, au Luxembourg et à La Réunion. Nos services restent accessibles aux professionnels francophones établis dans d’autres pays.
Prêt à déléguer votre secrétariat ?
Confiez-nous une première mission afin d’évaluer notre réactivité, notre qualité rédactionnelle et notre capacité à respecter vos procédures. Après analyse de vos besoins, nous vous proposerons une formule adaptée à votre activité, à votre volume de travail et à vos logiciels métier.
La confidentialité des informations qui nous sont confiées est une priorité. Nous appliquons des procédures adaptées à la sensibilité de chaque mission et nous nous appuyons sur les bonnes pratiques publiées par la CNIL en matière de protection des données personnelles.
Nos spécialisations de secrétariat à distance
Selon votre métier, une secrétaire formée à votre vocabulaire prend le relais. Découvrez donc la page correspondant à votre activité.
- Secrétariat médical à distance : comptes rendus, courriers aux confrères, expertises.
- Secrétariat juridique à distance : actes, conclusions, procès-verbaux.
- Secrétariat pour experts : rapports d’expertise judiciaire, immobilière, assurance et comptable.
- Secrétaire de direction externalisée : assistance de direction pour PME et TPE.
Pour comprendre notre fonctionnement au quotidien, consultez notre méthode de travail. Nos infrastructures garantissent par ailleurs la continuité du service.