Externaliser son secrétariat : les 7 questions à poser avant de signer

Pourquoi bien choisir son prestataire de secrétariat externalisé

Externaliser son secrétariat, c’est confier l’accueil de ses clients, la gestion de son agenda et parfois la retranscription de documents sensibles à un tiers. C’est une décision qui engage votre image professionnelle et la confidentialité de vos données. Avant de signer, ces 7 questions vous permettront d’évaluer sérieusement chaque prestataire.

Question 1 : Vos secrétaires sont-elles formées à mon vocabulaire métier ?

Un secrétariat médical ou juridique exige une maîtrise du vocabulaire spécialisé. Une secrétaire qui ne connaît pas la différence entre une ordonnance et une prescription, ou entre une assignation et une citation, commettra des erreurs qui nuiront à votre image. Demandez comment se déroule la formation initiale et combien de temps elle dure avant le premier appel.

Question 2 : Comment garantissez-vous la confidentialité ?

Vos clients, patients ou dossiers sont couverts par le secret professionnel. Demandez si les secrétaires signent un accord de confidentialité, comment les données sont stockées, où sont hébergés les serveurs et si le prestataire est conforme au RGPD. Un prestataire sérieux répond à ces questions sans hésitation.

Question 3 : Quels sont vos délais de restitution ?

Pour la retranscription audio, les délais varient de quelques heures à plusieurs jours selon les prestataires. Vérifiez les délais standard et les conditions pour les urgences. Un compte rendu médical ou un document juridique attendu peut avoir des conséquences concrètes si la restitution tarde.

Question 4 : Quelle est votre disponibilité horaire ?

Votre prestataire est-il disponible uniquement en heures de bureau ? Peut-il couvrir vos permanences téléphoniques le soir ou le samedi matin ? Quelle est la procédure en cas d’absence de votre secrétaire dédiée ? Ces questions sont essentielles pour éviter les mauvaises surprises.

Question 5 : Comment fonctionne la tarification exactement ?

Forfait hebdomadaire, facturation à l’heure, à la ligne ou à l’appel : les modèles varient. Demandez un devis précis basé sur votre volume réel et vérifiez ce qui est inclus. Certains prestataires facturent les appels manqués, les messages laissés ou les dépassements de forfait. Lisez les conditions générales avant de signer.

Question 6 : Puis-je tester le service avant de m’engager ?

Un prestataire confiant dans la qualité de son service propose généralement une période d’essai ou un premier mois sans engagement. C’est le meilleur moyen d’évaluer concrètement la qualité de l’accueil téléphonique, la rigueur de la retranscription et la réactivité de l’équipe avant de vous engager sur la durée.

Question 7 : Que se passe-t-il si je ne suis pas satisfait ?

Conditions de résiliation, préavis, remboursement en cas de prestation non conforme : vérifiez les engagements contractuels dans les deux sens. Un bon prestataire s’engage sur des indicateurs de qualité mesurables et assume ses responsabilités en cas de problème.

Assistance Virtuelle répond à ces 7 questions

Formation au vocabulaire métier, accord de confidentialité, RGPD, délais garantis, tarifs transparents, essai sans engagement et résiliation flexible : Assistance Virtuelle répond favorablement à chacune de ces questions depuis plus de 15 ans. Contactez-nous pour en discuter.