RGPD et secrétariat externalisé : ce que vous devez vérifier avant de déléguer

Externaliser son secrétariat, c’est confier à un prestataire externe des données souvent sensibles : coordonnées de clients, dossiers médicaux, courriers confidentiels, comptes rendus de réunion. Cette délégation est tout à fait légale — à condition de respecter un certain nombre d’obligations imposées par le RGPD. Voici ce que vous devez vérifier avant de signer avec un prestataire.

Pourquoi le RGPD s’applique à votre secrétariat externalisé ?

Un contrat de sous-traitance est-il prévu ?

Le RGPD impose un contrat écrit entre le responsable du traitement (vous) et le sous-traitant (votre prestataire). Ce contrat doit préciser la nature des données traitées, la finalité du traitement, les obligations de sécurité et les conditions de restitution ou suppression des données en fin de contrat. Sans ce document, vous êtes en infraction.

Le prestataire applique-t-il des mesures de sécurité concrètes ?

Chiffrement des fichiers, accès restreint aux données, politique de mot de passe, destruction sécurisée des documents : le RGPD exige des mesures techniques et organisationnelles adaptées au niveau de risque. Demandez à votre prestataire de vous décrire concrètement ses pratiques — un prestataire sérieux doit pouvoir répondre précisément.

Existe-t-il une procédure en cas de violation de données ?

En cas de fuite ou d’accès non autorisé à des données personnelles, le RGPD impose une notification à la CNIL dans les 72 heures. Votre prestataire doit vous alerter immédiatement s’il détecte un incident. Vérifiez que cette obligation est bien inscrite dans le contrat de sous-traitance.

Le personnel a-t-il signé un accord de confidentialité ?

Les personnes qui accèdent à vos données — transcripteurs, secrétaires, superviseurs — doivent être liées par une obligation de confidentialité. Demandez si votre prestataire fait signer des clauses de confidentialité à ses collaborateurs, et si ces engagements sont formalisés par écrit.

Quelle est la politique de conservation des données ?

Le RGPD interdit de conserver des données personnelles au-delà de la durée nécessaire au traitement. Votre prestataire doit être en mesure de vous indiquer combien de temps il conserve vos fichiers après livraison, et comment il procède à leur suppression ou restitution.

Ce que garantit Assistance Virtuelle en matière de RGPD

Depuis 2007, nous traitons des données confidentielles pour des médecins, avocats, notaires, huissiers et entreprises dans toute la francophonie. Nos engagements : contrat de sous-traitance fourni à chaque client, équipes liées par des accords de confidentialité, hébergement européen, et destruction sécurisée des fichiers après livraison. Nous pouvons répondre à toutes vos questions de conformité avant même la signature d’un contrat.

Vous souhaitez déléguer votre secrétariat en toute conformité RGPD ?