FAQ et Conseils

• Dans votre région, un conseiller clientèle vous assistera tout au long de la collaboration pour vous aider à résoudre les problèmes éventuels et vous conseiller au fur et à mesure de l’évolution de nos services.
• Vous pouvez demander à rencontrer dans vos bureaux un directeur de Assistance Virtuelle
• Vous êtes en contact téléphonique permanent, de 6h à 16h (heure de Paris et Bruxelles) avec nos responsables à Maurice en charge de vos dossiers.
• Vous serez dédié à un groupe de travail qui sera spécialisé dans votre domaine (juridique, médical, immobilier, …) Nous essayerons aussi de vous attribuer dans la mesure du possible les mêmes dactylos, afin qu’elles puissent reconnaître votre voix, ne pas répéter les mêmes erreurs etc.
• Nous pouvons rentrer en contact par MSN Messenger (vous verrez en temps réel si votre correspondante est libre et vous pourrez converser par écrit) ou par le téléphone Skype que nous nous ferons un plaisir de vous offrir au début de notre collaboration.

• Le but n’est pas de remplacer votre assistante en qui vous avez confiance mais de la spécialiser en lui confiant des tâches plus valorisantes et à plus haute valeur ajoutée et de déléguer le travail plus basique de dactylographie à une société comme la nôtre.
• Par contre, si vous n’avez pas encore de secrétaire ou que vous débutez dans votre profession, il est prudent d’externaliser ce service et de ne pas vous mettre une charge importante en terme de salaire sur les épaules (au minimum 15.000 euros pour une secrétaire à mi-temps)
• Nous vous proposons aussi une solution de remplacement temporaire à coût réduit quand votre secrétaire est malade ou en congé.

En attendant de consolider votre expansion et de décider d’investir dans du personnel salarié, déléguez-nous votre surplus de travail. Nous pouvons rapidement prendre en charge une grande quantité de documents à dactylographier ou à encoder.

Est-il plus efficace et économique de faire dactylographier vos textes par une secrétaire professionnelle à 15 euros l’heure ou de les taper vous-même et de passer du temps à faible valeur ajoutée non facturable au détriment de votre activité propre ?

• La technologie d’aujourd’hui permet le travail à distance. Pour un e-mail, parcourir 10 centimètres ou 10.000 kilomètres, c’est la même chose en terme de vitesse de transmission.
• La distance nous permet de vous fournir un meilleur service en termes de coût, timing, flexibilité et confidentialité.
• Vous êtes en contact avec notre management à Maurice et vous avez un conseiller clientèle dans votre région
• Nous vous offrons un téléphone Skype et la technologie qui vous permettra de nous téléphoner par internet… gratuitement.

Nous pouvons nous charger également de la mise en page de vos documents, en nous confiant vos modèles de lettre !

Nous nous chargeons des corrections en priorité (dans la journée de réception) Vous pouvez nous envoyer vos corrections par e-mail (messages écrits ou vocaux) ou par fax.

Nous dactylographions vos modifications au tarif horaire qui est indiqué dans votre contrat.

C’est aussi simple que de travailler avec une secrétaire indépendante. L’utilisation du dictaphone numérique est aussi simple que celui d’un dictaphone à cassettes et l’envoi et la réception d’e-mail deviennent monnaie courante pour la transmission de documents partout dans le monde. Laissez-vous convaincre par un essai gratuit et puis surtout parlez-en avec votre conseiller clientèle qui sera là pour vous aider.

Vous pouvez nous faxer ou scanner les documents et nous vous facturerons à l’heure la transcription manuscrite. Pour de gros volumes, nous vous établirons un devis détaillé.

Nous pouvons vous faire rencontrer quelqu’un qui vous expliquera son utilisation et vous mettra à disposition un dictaphone numérique à l’essai. Nous pouvons vous aider à télécharger un logiciel facile à utiliser qui vous permettra de dicter directement sur votre ordinateur.

Nous vous donnons quelques conseils qui vous permettront non seulement de gagner du temps mais aussi de dicter dans des conditions plus agréables.

• Nous nous sommes rendus compte que le système de reconnaissance vocale (le fait de dicter devant son PC et de voir sa dictée s ‘afficher directement sur son écran) n’est pas encore tout à fait au point et représente souvent une perte de temps énorme pour celui qui dicte. En effet, il faut d’abord s’exercer longtemps à dicter pour que le logiciel s’habitue à votre voix (gênant si vous avez la voix éraillée ou trop grave le matin), ensuite vous devez dicter lentement en énonçant la ponctuation, il faut ensuite corriger manuellement les mots ou les bouts de phrase que le logiciel n’a pas compris et pour terminer vous êtes obligé d’être devant votre PC pour les corrections.
• Une fois la dictée transcrite, il reste la mise en page finale du document que vous devrez faire vous-même ou donner à une secrétaire professionnelle.
• Résultat : pour la plupart des utilisateurs, la solution est plus lente et plus coûteuse.

Non dans les pays anglo-saxons. Les Etats-Unis travaillent déjà avec l’Inde et le Mexique depuis longtemps dans le domaine des call-centers, et des type-centers. Certains centres hospitaliers américains font même encoder les dictées directement dans le dossier électronique du patient. Oui sur le continent européen. La pratique commence à se développer dans les pays francophones mais nous n’en sommes qu’aux prémisses. La résistance est plus psychologique (problème de culture de travail) qu’économique mais les mentalités évoluent de plus en plus vite.

Nous acceptons tous les clients qui souhaitent faire appel à nos services. Des catégories de client, avec des prix différents, sont prévues pour répondre à toutes les demandes.

Nous avons d’autres activités, par exemple : la transcription et l’encodage de données, l’encodage de pièces comptables (achats, ventes, extraits de banques) et des prestations informatiques…en général tous les services qui se transmettent par voie internet.

Assistance Virtuelle respecte son personnel. L’age minimum des membres du personnel est de 18 ans. Nous avons investi dans un environnement de travail aux normes européennes en termes de : lumière, air conditionné, chaises ergonomiques, bureaux confortables, grand écran plat, pauses obligatoires, clavier ergonomique, cantine, horaires de travail décents, absence de travail la nuit. Les salaires sont très compétitifs, ce qui nous permet de recruter les meilleurs éléments. Nous avons également le projet de créer la première crèche établie sur un lieu de travail à Maurice à charge de l’employeur.

Maurice, c’est 70% de la population d’origine indienne. Les Indiens sont arrivés à Maurice après l’abolition de l’esclavage, pour travailler dans les champs de cannes à sucre. Maurice a suivi rapidement son grand frère indien dans le développement des nouvelles technologies et particulièrement dans le domaine informatique en créant des écoles bilingues français-anglais. Les call-centers, principalement d’origine anglophone, se développent très fort. La presque totalité de l’île est couverte par les réseaux de câbles en fibre optique permettant des transmissions par internet à haut débit.

L’île Maurice est devenue indépendante en 1968. Maurice a noué des accords politiques avec les pays du Commonwealth dont elle fait partie et avec l’Union Européenne. C’est depuis une démocratie élective proche dans son fonctionnement de nos démocraties occidentales (alternance du pouvoir, opposition-majorité, élections législatives tous les 4 ans…) L’Assemblée Nationale est composée de 70 députés (dont 62 sont élus directement par les Mauriciens et 8 sont choisis par la commission d’élection pour donner une représentation aux minorités) Le président de la république est élu pour 5 ans par l’Assemblée Nationale (système unicaméral) Le gouvernement est dirigé par le Premier ministre et le Conseil des ministres. Le suffrage est universel et l’âge de la majorité est fixé à 18 ans.

Depuis l’indépendance de l’île en 1968, le revenu annuel par tête a été multiplié par 15. Maurice a le deuxième plus haut revenu par tête en Afrique et dans l’océan indien (statistiques 2005) L’île a développé le secteur de l’agriculture, principalement le secteur de la canne à sucre (actuellement 45% de la surface de l’île est occupée par des champs de cannes) mais aussi l’industrie textile, le secteur financier et le tourisme. Maurice présente une économie en expansion de l’ordre de 5% à 6% de croissance annuelle Mais depuis quelques années, Maurice est aussi victime de la mondialisation (délocalisation d’une partie importante de l’industrie textile) et de la chute du prix de vente de la canne à sucre (abandon par la Commission Européenne des prix d’achat avantageux qu’elle pratiquait depuis quelques années) Maurice a décidé de redéfinir une nouvelle stratégie industrielle. Elle s’est positionnée clairement sur le développement des nouvelles technologies.