Vous vous posez des questions sur notre service de secrétariat à distance, de transcription audio ou de frappe sous dictée ? Consultez notre foire aux questions. Vous trouverez également des conseils pratiques pour optimiser vos dictées et tirer le meilleur parti de nos services.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter — nous vous répondons dans les 24 heures.
Les contacts avec vous sont-ils uniquement virtuels comme l’indique le nom de votre société ?
-Un conseiller clientèle basé en Belgique ou en France vous accompagne tout au long de la collaboration pour répondre à vos questions et vous présenter nos nouveaux services.
– Vous pouvez demander à rencontrer un responsable d’Assistance Virtuelle dans vos bureaux.
– Vous êtes en contact téléphonique direct de 6h à 15h, 5 jours sur 7, avec nos responsables en charge de vos dossiers.
– Une secrétaire virtuelle dédiée à votre domaine (médical, juridique, immobilier…) vous est attribuée pour assurer la continuité et la qualité du service.
– Nous communiquons par e-mail, téléphone, WhatsApp ou tout autre outil de messagerie selon vos préférences.
Nous avons déjà une secrétaire. On ne veut/peut pas la virer quand même !
– Notre service n’est pas là pour remplacer votre assistante en qui vous avez confiance, mais pour lui permettre de se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée — gestion des agendas, accueil clientèle, suivi des dossiers — pendant que nous prenons en charge la frappe sous dictée, la transcription audio et la saisie de documents.
– Si vous n’avez pas encore de secrétaire ou que vous débutez, externaliser votre secrétariat à distance est la solution la plus flexible et la moins coûteuse — à partir de 400 € / mois TTC, sans charges sociales ni engagement.
– Nous proposons également un service de remplacement ponctuel lorsque votre secrétaire est absente pour maladie ou congés, sans délai ni surcoût.
Notre société prend de l’expansion...
En période de croissance, il n’est pas toujours judicieux de recruter immédiatement du personnel salarié. Externalisez votre secrétariat à distance le temps de consolider votre expansion — nous absorbons rapidement les surcharges de travail administratif, de transcription audio et de saisie de documents.
Nos forfaits flexibles s’adaptent à votre volume : quart-temps, mi-temps ou temps plein, sans engagement de durée. Vous pouvez augmenter ou réduire le volume à tout moment selon vos besoins.
Je fais tout moi-même pour le moment. Pourquoi faire appel à vous ?
Votre temps est votre ressource la plus précieuse. En tant que professionnel, chaque heure passée à taper vos courriers, retranscrire vos notes ou gérer votre administratif est une heure non consacrée à votre cœur de métier.
Confiez ces tâches à une secrétaire virtuelle qualifiée à partir de 9 € de l’heure TTC — bien moins que le coût de votre propre temps. Vous dictez, nous transcrivons. Vous exercez votre métier, nous gérons votre administratif.
C’est le principe de l’externalisation du secrétariat : déléguer ce qui peut l’être pour se concentrer sur ce qui ne peut pas l’être.
9.500 kilomètres de mon bureau, c’est trop loin !
– La technologie permet aujourd’hui de travailler à distance sans aucune contrainte géographique. Un e-mail ou un fichier audio met autant de temps à parcourir 10 centimètres que 10 000 kilomètres.
– La distance joue en votre faveur : elle nous permet de vous offrir des tarifs compétitifs, une disponibilité optimale grâce au décalage horaire, et une confidentialité renforcée.
– Vous disposez d’un conseiller clientèle dans votre région — Belgique ou France — et d’un accès direct à nos responsables de 6h à 15h, 5 jours sur 7.
– Nous communiquons par e-mail, téléphone, WhatsApp ou tout outil de messagerie selon vos préférences. Aucune installation technique n’est nécessaire.
Et la mise en page ?
Nous prenons en charge la mise en page complète de vos documents selon vos modèles et instructions. Transmettez-nous vos modèles de lettres, en-têtes, styles de polices et structure de documents — nous les respectons scrupuleusement pour chaque transcription.
Vos documents sont livrés immédiatement exploitables, prêts à être imprimés ou envoyés, sans aucune correction de mise en page à faire de votre côté.
Et s’il y a des erreurs de frappe ?
Nous prenons en charge toutes les corrections en priorité, dans la journée de réception. Envoyez-nous vos corrections par e-mail, message vocal ou tout autre moyen de communication selon vos préférences.
Notre engagement : zéro erreur non signalée. Tout passage incompréhensible est indiqué par un code couleur clairement visible dans le document — vous savez exactement où vérifier sans avoir à relire l’intégralité du texte.
Et si je veux réécrire mon texte ?
Toutes les modifications et réécritures sont prises en charge par notre équipe. Elles sont facturées au tarif horaire convenu dans votre contrat.
Vous pouvez nous envoyer vos instructions de modification par e-mail, message vocal ou tout autre moyen de communication. Nous les traitons en priorité et vous renvoyons le document corrigé dans les meilleurs délais.
C’est trop compliqué de travailler comme ça !
Travailler avec Assistance Virtuelle est aussi simple que d’envoyer un e-mail. Vous nous transmettez vos fichiers audio, documents ou instructions par e-mail ou via notre espace clients sécurisé — nous faisons le reste.
Pas d’installation logicielle complexe, pas de formation nécessaire. Nos responsables vous accompagnent dès le démarrage pour que la prise en main soit rapide et sans friction.
Laissez-vous convaincre par un essai gratuit et sans engagement — vous verrez par vous-même à quel point c’est simple.
Et la reconnaissance vocale ?
Les logiciels de reconnaissance vocale et l’intelligence artificielle ont progressé, mais restent limités face à la complexité du langage médical, juridique ou technique. Voici pourquoi nos clients préfèrent la transcription humaine :
– Un logiciel ne comprend pas le contexte — il transcrit phonétiquement sans saisir le sens. Une secrétaire spécialisée comprend ce que vous voulez dire et adapte la transcription en conséquence.
– En cas de passage incompréhensible, l’IA invente ou ignore. Nos secrétaires signalent le doute par un code couleur — vous savez exactement où vérifier.
– Nos secrétaires s’habituent à votre style de dictée, votre vocabulaire et vos modèles de documents. Elles peuvent même corriger vos erreurs.
– La mise en page est incluse — le document vous est livré immédiatement exploitable, sans correction à faire.
– Pour un volume régulier, notre service revient souvent moins cher qu’un abonnement à un logiciel de reconnaissance vocale, avec une qualité incomparablement supérieure.
L’intelligence humaine reste irremplaçable pour la précision, la confidentialité et l’adaptation à votre métier.
Est-ce que c’est nouveau l’externalisation de la dactylographie ?
L’externalisation du secrétariat à distance est une pratique bien établie dans les pays anglo-saxons depuis de nombreuses années. Les États-Unis travaillent depuis longtemps avec l’Inde et d’autres pays pour leurs centres d’appels, transcription médicale et saisie de données. Certains hôpitaux américains font même encoder les dictées directement dans le dossier électronique du patient.
En Europe francophone, la pratique se développe rapidement. La résistance est davantage culturelle qu’économique — mais face à la pression des coûts, à l’essor du télétravail et à la valorisation de l’intelligence humaine face à l’IA, de plus en plus de professionnels franchissent le pas.
Assistance Virtuelle accompagne cette évolution depuis bientôt 20 ans — bien avant que l’externalisation du secrétariat ne devienne une tendance de fond en Europe francophone.
Je ne peux pas vous fournir beaucoup de travail. Je suis trop petit pour vos services.
Nous travaillons avec des clients de toutes tailles — du médecin indépendant qui dicte quelques courriers par semaine jusqu’au cabinet d’avocats de 20 collaborateurs.
Nos forfaits démarrent à 400 € / mois pour 10 heures par semaine — soit moins de 9 € de l’heure TTC. Nous proposons également des prestations ponctuelles sans abonnement pour les besoins occasionnels de transcription audio, retranscription de réunions ou saisie de documents.
Il n’y a pas de volume minimum. Testez gratuitement et sans engagement.
Est-ce que vous faites d’autres tâches que la dactylographie ?
Oui, nos services vont bien au-delà de la simple dactylographie. Assistance Virtuelle propose :
– Secrétariat à distance — gestion des agendas, courriers, e-mails, suivi de dossiers, en quart-temps, mi-temps ou temps plein
– Transcription audio et retranscription — réunions, conférences, dictées numériques, constats d’huissiers
– Frappe sous dictée et saisie de dictée numérique — pour médecins, avocats, notaires, experts
– Retranscription de réunions et minutes d’assemblées générales
– Encodage de documents et saisie de données — pièces comptables, bases de données, formulaires
– Prise d’appels téléphoniques à distance — accueil clientèle, filtrage des communications
– Support informatique à distance — résolution de problèmes, installation de logiciels, formation bureautique
En résumé : tous les services administratifs qui se transmettent par internet peuvent être externalisés chez Assistance Virtuelle.
Et les conditions de travail de vos employés? Je ne participe pas à l’esclavage ni à l’exploitation du travail.
Assistance Virtuelle accorde une importance primordiale aux conditions de travail de son équipe. Nous avons investi dans un environnement aux normes européennes :
– Locaux climatisés, bien éclairés, avec mobilier ergonomique — bureaux confortables, chaises ergonomiques, grands écrans plats, claviers ergonomiques
– Horaires de travail décents, pauses obligatoires, absence totale de travail de nuit
– Cantine sur place
– Salaires supérieurs à la moyenne locale, ce qui nous permet de recruter et fidéliser les meilleurs éléments
– Âge minimum de recrutement : 18 ans
Nos collaborateurs travaillent dans des conditions équivalentes à celles qu’ils auraient en Europe. C’est notre engagement éthique — et c’est aussi ce qui garantit la qualité de nos prestations. Des collaborateurs bien traités produisent un travail de qualité.
L‘île Maurice, Madagascar et Rodrigues — nos centres de production dans l’océan Indie
Nos trois sites de production sont implantés dans l’océan Indien — à Maurice, à Madagascar et à Rodrigues — ce qui nous permet d’offrir des tarifs compétitifs tout en maintenant des standards de qualité européens.
Maurice compte une population majoritairement bilingue français-anglais, héritière d’une longue tradition d’excellence dans les services et les nouvelles technologies. L’île a rapidement suivi l’Inde dans le développement du secteur informatique, avec des écoles bilingues de haut niveau et une infrastructure de fibre optique couvrant la quasi-totalité du territoire. Les centres d’appels et de services à distance s’y développent fortement.
Madagascar apporte une main-d’œuvre francophone qualifiée et motivée, dans un fuseau horaire proche de celui de Maurice.
Rodrigues, île dépendante de Maurice, renforce notre capacité de production et assure la continuité de nos services en cas d’événement exceptionnel sur le site principal.
Ce positionnement géographique nous permet de bénéficier d’un décalage horaire favorable avec l’Europe — vos dictées envoyées en fin de journée sont transcrites et disponibles dès votre arrivée au bureau le lendemain matin.
Le climat politique et économique de nos sites de production
Nos trois sites de production — Maurice, Madagascar et Rodrigues — offrent un cadre politique et économique stable, favorable aux activités de services à distance.
Maurice est indépendante depuis 1968 et membre du Commonwealth. C’est une démocratie élective stable, proche dans son fonctionnement des démocraties occidentales — alternance du pouvoir, élections législatives régulières, suffrage universel. Le pays a développé une économie de services moderne, avec un cadre juridique sécurisé pour les entreprises étrangères et des accords commerciaux avec l’Union Européenne.
Madagascar dispose d’une main-d’œuvre francophone qualifiée et d’une économie en développement dans le secteur des services et des nouvelles technologies.
Rodrigues, territoire autonome de Maurice, bénéficie du même cadre juridique et politique stable que l’île principale.
Ces trois sites garantissent la continuité et la sécurité de nos opérations pour nos clients en Europe francophone.
Et le climat économique ?
Maurice présente une économie dynamique et diversifiée, avec une croissance soutenue depuis l’indépendance en 1968. Le revenu par habitant y est l’un des plus élevés d’Afrique et de l’océan Indien.
L’île a su se repositionner stratégiquement vers les nouvelles technologies et les services à distance, développant une infrastructure numérique moderne — fibre optique, data centers, écoles spécialisées en informatique et en services bilingues français-anglais.
C’est dans ce contexte économique favorable qu’Assistance Virtuelle a établi son site principal à Maurice en 2007, tirant parti d’une main-d’œuvre qualifiée, bilingue et formée aux standards européens, tout en offrant des tarifs compétitifs à ses clients en France, Belgique, Suisse et Luxembourg.
Madagascar et Rodrigues complètent ce dispositif avec des économies en développement dans le secteur des services, renforçant notre capacité de production et notre résilience opérationnelle.
Quel est le coût d’une secrétaire virtuelle à distance ?
Nos forfaits mensuels démarrent à 400 € / mois TTC pour 10 heures par semaine (quart-temps), soit environ 9 € de l’heure. Nous proposons également un forfait mi-temps à 750 € / mois et un forfait temps plein à 1 450 € / mois.
Pour les prestations ponctuelles de transcription audio et frappe sous dictée, nos tarifs démarrent à 17,50 € les 10 000 caractères tapés au tarif standard.
Tous nos prix sont TTC, avec 0% de TVA selon la législation mauricienne. Que vous récupériez ou non la TVA, le prix reste le même.
Quelle différence entre une secrétaire virtuelle humaine et l’intelligence artificielle ?
L’intelligence artificielle progresse rapidement mais reste limitée face à la complexité du langage professionnel. Voici pourquoi nos clients choisissent la transcription humaine :
– Une secrétaire humaine comprend le contexte et le vocabulaire de votre métier — médical, juridique, comptable — sans confusion ni erreur d’interprétation.
– En cas de passage incompréhensible, elle signale le doute par un code couleur plutôt que d’inventer une transcription incorrecte.
– Elle s’adapte à votre style de dictée, vos modèles de documents et peut même corriger vos erreurs.
– Elle garantit une confidentialité absolue, encadrée par une clause contractuelle — contrairement aux outils IA qui traitent vos données sur des serveurs tiers.
– La mise en page est incluse et respecte scrupuleusement vos modèles.
L’intelligence humaine reste irremplaçable pour la précision, la confidentialité et l’adaptation à votre vocabulaire métier.
Puis-je tester vos services avant de m’engager ?
Oui. Nous proposons un essai gratuit et sans engagement pour vous permettre de tester la qualité de nos services avant tout engagement.
Envoyez-nous un fichier audio ou un document à transcrire — nous vous le retournons finalisé, mis en page selon vos instructions. Vous constatez par vous-même la précision, la rapidité et le professionnalisme de notre équipe.
Aucune carte bancaire requise, aucun contrat à signer. Si vous êtes satisfait, vous choisissez la formule qui vous convient. Si non, vous ne devez rien.
Travaillez-vous avec des médecins et professionnels de santé ?
Oui, le secrétariat médical à distance est l’un de nos domaines de spécialisation prioritaires. Nous travaillons avec :
– Médecins généralistes — courriers, lettres de confrères, comptes rendus de consultation
– Médecins spécialistes — cardiologues, dermatologues, psychiatres, neurologues…
– Médecins experts — expertises médicales, rapports d’évaluation
– Kinésithérapeutes, dentistes, psychologues et autres professionnels de santé
Nos secrétaires sont spécialisées en vocabulaire médical et formées à la confidentialité des données de santé. Une clause de confidentialité est incluse dans chaque contrat.
Nous intervenons en France, Belgique, Suisse, Luxembourg et La Réunion.
Quels sont les délais de livraison pour une transcription audio ?
Nous proposons quatre niveaux de délais selon vos besoins :
– Standard — livraison dans les 48 heures après réception du fichier audio
– Premium — livraison dans les 24 heures
– Overnight — livraison le lendemain avant midi (heure de Paris/Bruxelles)
– Express — livraison dès réception, en priorité absolue
Le tarif de base correspond au délai Standard. Des majorations s’appliquent pour les délais plus courts — consultez notre page Tarifs pour le détail.
Grâce au décalage horaire entre nos sites de production dans l’océan Indien et l’Europe, vos dictées envoyées en fin de journée sont transcrites et disponibles dès votre arrivée au bureau le lendemain matin.
Pour vous permettre de dicter dans les meilleures conditions
S’il y a des bruits de fond dans la pièce où vous dictez, celui-ci sera enregistré et rendra l’enregistrement et l’audition difficiles (ex : la tondeuse du voisin si vous êtes à la campagne ou en ville les bruits du trafic routier).
Evitez de dicter depuis un café, un restaurant, une gare, un aéroport… Ou alors isolez-vous dans un lieu fermé.
Épelez également tous les noms propres et les terminologies inhabituelles.
La première phrase est souvent inaudible.
Si vous voulez enregistrer une réunion de travail ou une conférence téléphonique, demandez à chaque intervenant de dire son nom avant de parler.
Un SMS reçu sur votre téléphone sera enregistré sur le dictaphone.
Evitez de froisser des documents, de frapper la cuillère à café sur le bord de la tasse, d’activer et de désactiver votre stylo à billes, de tapoter sur la table ou de la cogner avec votre pied ; en résumé, évitez tous ces bruits que l’on fait sans le remarquer mais qui brouillent l’audition…
Certains dictaphones numériques vont jusqu’au 179 heures d’enregistrement…
Commencez votre dictée par saluer votre secrétaire ou simplement lui dire bonjour.
Identifiez-vous au début d’une dictée, et remerciez la secrétaire à la fin de votre dictée.
Les dactylos préfèrent savoir pour qui elles tapent et le font avec plus d’enthousiasme si elles savent que la personne est polie.
Nous utiliserons votre modèle standard si vous ne donnez pas d’indications précises.
Spécifiez la date que vous voulez voir apparaître sur le rapport (date de dictée, date de transcription, …)
C’est dangereux et la qualité est souvent mauvaise. Par contre, une voiture à l’arrêt est un parfait bureau de substitution.
Si vous épelez des noms propres, vous pouvez utiliser, si vous le souhaitez le standard international.
| A Alpha | J Juliet | S Sierra |
| B Bravo | K Kilo | T Tango |
| C Charlie | L Lima | U Uniform |
| D Delta | M Mike | V Victor |
| E Echo | N November | W Whiskey |
| F Foxtrot | O Oscar | X S-Ray |
| G Golf | P Papa | Y Yankee |
| H Hotel | Q Quebec | Z Zulu |
| I India | R Rome |
Pensez à indiquer la fin de votre enregistrement.
Ces conseils vous permettront d’obtenir des transcriptions plus rapides et plus précises. N’hésitez pas à les partager avec vos collaborateurs qui dictent régulièrement.
Une question ? Contactez-nous ou demandez un essai gratuit — nous vous accompagnons dès le démarrage.