Qui sommes-nous ?

Assistance Virtuelle est spécialisée dans le secrétariat à distance pour les professionnels francophones depuis 2007. Depuis plus de 15 ans, nous accompagnons des médecins, des avocats, des experts-comptables et des PME en France, en Belgique ainsi que dans l’ensemble des pays francophones. Par ailleurs, nos centres de production sont implantés à Maurice, à Madagascar et à Rodrigues. Ainsi, nous proposons un service de secrétariat à distance de qualité européenne, tout en offrant des tarifs compétitifs.

Notre équipe

Notre équipe réunit des secrétaires diplômées en secrétariat de direction, des comptables et des informaticiens. Tous sont issus d’établissements d’enseignement supérieur et bénéficient d’une formation interne selon nos exigences de qualité.

Par ailleurs, chaque secrétaire est spécialisée dans un ou plusieurs domaines : médical, juridique, comptable ou immobilier. Cette spécialisation lui permet de maîtriser le vocabulaire technique de votre activité et de limiter les risques d’erreur.

Enfin, chaque document fait l’objet d’une relecture systématique par nos correctrices avant son envoi. Nos responsables supervisent également les travaux, valident les documents et restent disponibles cinq jours sur sept pour répondre à vos questions.

Testez nos services gratuitement et sans engagement

Nos sites de production

Notre site principal est implanté à Vacoas, à l’île Maurice. Ce pays est reconnu pour son bilinguisme français-anglais, la qualité de ses infrastructures et son expertise dans les services externalisés.

Par ailleurs, afin de garantir la continuité de nos activités et de renforcer notre capacité de production, nous avons ouvert une antenne à Rodrigues en 2019, puis un site à Antananarivo, à Madagascar, en 2022.

Ainsi, ces trois implantations nous permettent d’assurer une continuité de service, de répartir les activités entre plusieurs sites et d’offrir à nos collaborateurs un environnement de travail structuré, des formations régulières ainsi que des conditions d’emploi durables.

Notre organisation interne

Réception des missions

Les demandes nous parviennent par e-mail ou via notre espace client sécurisé. Dès 7h30 (4h30, heure de Paris et de Bruxelles), nos responsables les enregistrent, les analysent puis les attribuent à une secrétaire spécialisée en fonction de votre domaine d’activité et du niveau d’urgence.

Traitement et contrôle qualité

Ensuite, une secrétaire spécialisée prend en charge votre document. Après la saisie ou la transcription, nos correctrices effectuent une relecture complète. Enfin, les responsables valident chaque dossier afin de garantir la qualité, la conformité et le respect de vos consignes.

Transmission et archivage

Une fois le travail finalisé, nous transmettons les documents par e-mail ou les déposons dans votre espace client sécurisé sur Assistance Virtuelle. Par ailleurs, chaque fichier est classé et archivé pendant un an. Enfin, vous recevez chaque mois un relevé détaillé des prestations réalisées.

Notre organisation externe

En complément de nos centres de production implantés à Maurice, à Rodrigues et à Madagascar, nous disposons de conseillers clientèle en Belgique et en France. Ils sont rattachés à nos bureaux de représentation commerciale situés à Bruxelles et à Toulouse.

Par ailleurs, nos conseillers sont disponibles pour vous rencontrer, vous présenter nos services et organiser un essai gratuit sans engagement. Ils vous accompagnent tout au long de votre collaboration, répondent à vos questions et vous informent de l’évolution de nos prestations ainsi que de nos nouveaux services.

Assistance Virtuelle en chiffres

Assistance Virtuelle a été fondée en 2007. Depuis près de 20 ans, nous accompagnons les professionnels francophones dans leurs besoins de secrétariat à distance et de transcription audio.

Notre entreprise s’appuie sur trois centres de production situés à Vacoas (île Maurice), Rodrigues et Antananarivo (Madagascar). Nous disposons également de bureaux de représentation commerciale à Bruxelles et à Toulouse.

Notre équipe réunit des secrétaires diplômées, spécialisées par secteur d’activité : médical, juridique, comptable, immobilier et administratif. Des correctrices relisent systématiquement chaque document avant sa livraison.

Nous réceptionnons les missions dès 7h30 (heure de Maurice). Le délai standard de restitution est de 48 heures. Aujourd’hui, nous accompagnons des clients en France, en Belgique, en Suisse, au Luxembourg, à La Réunion et dans les DOM-TOM.

Pourquoi choisir Assistance Virtuelle plutôt qu’une autre solution ?

Aujourd’hui, plusieurs solutions permettent de produire des documents. Vous pouvez recruter une secrétaire salariée, faire appel à une agence d’intérim ou utiliser des outils de transcription automatique.

Cependant, ces solutions ne répondent pas aux mêmes besoins. Chez Assistance Virtuelle, nous utilisons les nouvelles technologies comme une aide à la productivité. En revanche, une secrétaire spécialisée contrôle toujours le document avant sa livraison.

Elle comprend votre métier, maîtrise votre terminologie et applique vos consignes. Ainsi, nous associons la technologie à l’expertise humaine. Cette méthode garantit un haut niveau de qualité depuis 2007.

Pourquoi faire confiance à Assistance Virtuelle pour votre secrétariat à distance ?

Depuis 2007, Assistance Virtuelle accompagne les professionnels avec des services de secrétariat à distance, de télésecrétariat et de transcription audio.

Grâce à nos centres de production à Maurice, à Madagascar et à Rodrigues, nous proposons des prestations de qualité à des tarifs compétitifs.

Nous travaillons avec des médecins, des avocats, des notaires, des huissiers, des experts judiciaires, des experts immobiliers, des experts-comptables, des architectes, des professions libérales et des PME en France, en Belgique, en Suisse, au Luxembourg et à La Réunion.

Si vous souhaitez externaliser votre secrétariat, faire transcrire vos dictées ou déléguer votre frappe sous dictée, notre équipe met son expérience et son savoir-faire à votre service.