Qui sommes-nous ?

Fondée en 2007, Assistance Virtuelle est spécialisé dans le télésecrétariat et particulièrement la télétranscription pour les marchés francophones.

Notre équipe

Nous disposons d’une équipe de secrétaires qualifiées et expérimentées (graduées en secrétariat de direction), de comptables (graduées en comptabilité) et d’informaticiens. Toutes et tous sont diplômés d’écoles supérieures. Toutes et tous ont reçu une formation spécialisée dans nos bureaux afin de correspondre parfaitement à nos exigences de qualité et de rapidité. Chaque secrétaire est spécialisée dans un ou plusieurs domaines (juridique, médical…) de manière à acquérir le vocabulaire technique et diminuer ainsi le risque d’erreur. Des correctrices relisent les textes et corrigent les fautes éventuelles. Les responsables distribuent les tâches, approuvent les documents avant envoi et sont disponibles pour répondre aux appels téléphoniques.

Testez nos services gratuitement et sans engagement

Nos bureaux

Nos bureaux se situent à l’île Maurice plus connue pour la beauté de ses plages et de ses hôtels internationaux.

La population, en majorité d’origine indienne, est bilingue français-anglais et a fait le pari réussi, depuis quelques années, des nouvelles technologies.

Notre organisation interne

Réception des dictées

Les dictées arrivent par internet dans une adresse e-mail bien précise en fonction des caractéristiques propres au client (tâches demandées, profession, degré d’urgence…) Elles sont réceptionnées par une responsable vers 7h30 du matin (4h30 heure de Paris ou de Bruxelles) pour la première fois de la journée et en temps réel dans le courant de la journée. Elles sont répertoriées et protégées, ensuite distribuées aux secrétaires en fonction du client et du degré de spécialisation de la tâche. Les dictées sont transcrites et mises en page ou renvoyées au client si certaines parties sont incompréhensibles, ensuite elles sont corrigées par des correctrices, pour la plupart professeurs de français. Finalement, elles sont relues par les responsables qui les approuvent pour envoi vers le client.

Envoi des dictées

Elles sont ensuite envoyées sur le site internet sécurisé Assistancevirtuelle.com dans la partie réservée au client et qu’il peut atteindre grâce à son login et à son mot de passe. Les dictées sont classées par ordre chronologique et conservées pendant un an (sauf demande particulière du client) Elles peuvent également être envoyées sur l’adresse e-mail du client.

Facturation des dictées

Elles sont regroupées dans un document comptable qui permettra d’établir la facturation mensuelle détaillée. Il sera indiqué pour chaque prestation, entre autres : le numéro du document, vos références client, l’heure de réception de la dictée, le délai d’exécution, l’heure de renvoi par e-mail du document tapé, le nombre de caractères tapés (espaces non compris) et le montant facturé pour le document.

Notre organisation externe

En appui à notre centre de production à l’île Maurice, nous disposons d’une équipe de conseillers clientèle spécialisés en Belgique et en France. Ils sont rattachés à nos bureaux européens qui se situent au cœur de Bruxelles à deux cents mètres de la Commission Européenne.

Nos conseillers sont disponibles pour vous rencontrer et vous permettre de tester gratuitement nos services Ils seront également présents tout au long de la collaboration pour vous conseiller au mieux et vous faire part de nos nouveaux services.