Un secrétariat à distance ne vaut que par la fiabilité de ce qui le soutient. Nos infrastructures de secrétariat à distance reposent donc sur trois centres de production, des connexions redondantes et des procédures de sécurité appliquées au quotidien.
Cette page décrit concrètement ces moyens : où se trouvent nos sites, comment nous assurons la continuité, et comment vos documents sont protégés.
Des infrastructures conçues pour le secrétariat à distance
Le secrétariat à distance impose deux exigences que ne connaît pas un bureau classique. D’abord la disponibilité permanente, car une panne chez nous se traduit immédiatement par un retard chez vous. Ensuite la protection des données, puisque vos documents circulent hors de vos murs.
Nos installations répondent donc à ces deux contraintes, et non à un simple besoin de bureaux.
Trois centres de production complémentaires
Nous produisons depuis trois sites distincts dans l’océan Indien : Maurice, Rodrigues et Madagascar. Cette répartition n’est pas seulement économique, car elle constitue avant tout notre première protection contre l’interruption de service.
| Site | Rôle dans le dispositif |
|---|---|
| Maurice | Centre principal, encadrement et coordination des équipes |
| Rodrigues | Site de production complémentaire, éloigné du site principal |
| Madagascar | Site de production complémentaire, capacité additionnelle |
Un incident local, qu’il soit climatique, électrique ou réseau, ne touche donc jamais l’ensemble du dispositif. Vos dossiers basculent alors sur un autre site.
Continuité d’activité et redondance
La continuité repose sur quatre niveaux de secours, du plus courant au plus rare.
- Connexions Internet redondantes : chaque site dispose de plusieurs accès, afin qu’une coupure opérateur n’arrête pas la production.
- Onduleurs : ils absorbent les micro-coupures et protègent les postes de travail contre les variations de tension.
- Générateurs : ils prennent le relais lors des coupures électriques prolongées.
- Répartition multi-sites : en dernier recours, la charge se reporte sur un autre centre de production.
Concrètement, cela signifie que vous n’avez pas à vous demander ce qui se passe en cas de cyclone à Maurice. Le travail continue ailleurs, et vos délais restent tenus.
Sécurité informatique et protection des données
Vos documents transitent par un espace client protégé par identifiant et mot de passe. Nous les archivons ensuite pendant un an, ce qui vous permet de les retrouver à tout moment.
- Sauvegardes régulières des données de production.
- Contrôle des accès aux locaux et aux postes de travail.
- Espaces de travail sécurisés, distincts des zones de passage.
- Clause de confidentialité incluse dans chaque contrat de prestation.
Nous intervenons par ailleurs en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Nos procédures s’appuient donc sur les référentiels publics, notamment le guide d’hygiène informatique de l’ANSSI.
Des équipements professionnels
Nos secrétaires travaillent sur des postes informatiques professionnels, équipés des suites bureautiques et des logiciels de dictée nécessaires à leur spécialité. Nos techniciens assurent en outre la maintenance en interne.
Aucune production ne se fait donc depuis un matériel personnel ou un domicile non équipé. C’est une différence importante avec une secrétaire indépendante isolée.
Ce que nos infrastructures ne remplacent pas
Autant le dire clairement. Notre archivage d’un an facilite votre travail, mais il ne constitue pas votre sauvegarde légale. Vous restez responsable de la conservation de vos dossiers selon les obligations de votre profession.
De même, nos infrastructures sécurisent la production, pas votre propre système d’information. Si vos postes ou votre messagerie présentent des failles, notre dispositif ne les compense pas.
Ce que chaque équipement apporte
| Infrastructure | Objectif | Ce que vous évitez |
|---|---|---|
| Multi-sites | Continuité d’activité | L’arrêt total en cas d’incident local |
| Internet redondant | Disponibilité | Le retard dû à une panne opérateur |
| Onduleurs | Protection électrique | La perte d’un document en cours de frappe |
| Générateurs | Continuité électrique | L’interruption lors d’une coupure prolongée |
| Contrôle des accès | Sécurité physique | La circulation de vos dossiers hors zone protégée |
| Sauvegardes | Intégrité des données | La perte de travail déjà réalisé |
Ces moyens servent l’ensemble de nos prestations : secrétariat à distance, transcription audio et support informatique.
Continuité ou reprise : deux promesses différentes
Deux notions sont souvent employées comme synonymes alors qu’elles n’engagent pas du tout la même chose, et la confusion conduit à surestimer la protection réelle d’un dispositif.
La continuité vise à ce que le service ne s’interrompe pas : le travail bascule sans que vous constatiez quoi que ce soit. La reprise vise à redémarrer après une interruption acceptée, dans un délai défini. Un prestataire installé sur un seul site, même avec de bonnes sauvegardes, organise une reprise : entre l’incident et le redémarrage, votre secrétariat est à l’arrêt.
La question à poser à un prestataire n’est donc pas « avez-vous des sauvegardes ? » mais « combien de temps mon service serait-il interrompu ? ». La réponse distingue immédiatement les deux approches.
Ce que la répartition ne couvre pas
Une organisation sur plusieurs sites protège contre les incidents survenant chez nous : coupure électrique locale, panne de liaison, événement climatique, absence simultanée de plusieurs personnes. Elle ne protège en revanche pas contre une panne survenue chez vous.
Si votre propre système est indisponible, si votre logiciel métier est en panne ou si votre connexion est coupée, la production s’arrête quelle que soit notre organisation. Nous pouvons continuer à traiter ce qui a déjà été transmis, pas accéder à ce qui ne l’a pas été. C’est une limite qu’il vaut mieux connaître que découvrir.
Ce que la géographie ne suffit pas à garantir
Disposer de plusieurs implantations ne produit aucune continuité si le travail ne peut pas effectivement basculer. C’est un point que les plaquettes commerciales passent généralement sous silence.
La bascule suppose que les procédures soient identiques d’un site à l’autre, que le lexique et les modèles d’un client soient accessibles aux équipes concernées, et que la personne qui prend le relais sache où en est le dossier. C’est un travail de documentation permanent, pas une propriété automatique de la carte. Un prestataire présent sur trois sites dont chaque équipe travaille selon ses propres habitudes n’offre pas de continuité réelle.
Approfondir
Plusieurs de nos articles développent les points que cette page résume.
Sur la continuité, notre article sur le fonctionnement de nos trois sites compare, incident par incident, l’effet d’une panne sur une organisation mono-site et sur une organisation répartie.
Sur les équipes, notre article sur le vivier francophone de Madagascar explique pourquoi cette compétence s’y concentre et détaille nos critères de recrutement. Les idées reçues sur l’externalisation depuis l’océan Indien, y compris celles qu’on n’ose pas formuler, sont traitées dans notre article sur le secrétariat depuis l’Île Maurice.
Sur les métiers de terrain, la question de la captation audio en conditions difficiles se pose particulièrement pour les experts du bâtiment et les experts en assurance, qui dictent depuis un chantier ou un sinistre.
Sur le fonctionnement quotidien, notre article De Toulouse à Tananarive décrit une journée type des deux côtés et clarifie ce que change réellement le décalage horaire, souvent surestimé. La raréfaction de cette compétence en Europe est analysée dans notre article sur les compétences devenues rares, et sa dimension humaine dans celui sur l’intelligence humaine comme ressource.
Questions fréquentes
Où sont situés vos centres de production ?
Nos centres de production se trouvent à Maurice, à Rodrigues et à Madagascar, dans l’océan Indien. Cette répartition sur trois sites distincts assure la continuité du service en cas d’incident local.
Que se passe-t-il en cas de coupure électrique ?
Les onduleurs prennent le relais immédiatement, puis les générateurs assurent la continuité sur une coupure prolongée. Si l’incident persiste, la production bascule sur un autre centre.
Que se passe-t-il en cas de panne Internet ?
Chaque site dispose de connexions redondantes, donc une panne opérateur n’interrompt pas la production. Le trafic bascule automatiquement sur l’accès de secours.
Comment mes documents sont-ils transmis ?
Vos documents transitent par un espace client protégé par identifiant et mot de passe, ou par e-mail si vous le préférez. Chaque fichier reste ensuite archivé pendant un an.
Vos secrétaires travaillent-elles depuis chez elles ?
Non, elles travaillent dans nos centres de production, sur des postes professionnels et dans des espaces sécurisés. Aucune production ne se fait depuis un matériel personnel.
Qui peut accéder à mes dossiers ?
Seules les personnes affectées à votre mission y accèdent. Le contrôle des accès aux locaux et aux postes limite en outre toute consultation par un tiers.
Êtes-vous conformes au RGPD ?
Nous intervenons en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, avec une clause de confidentialité dans chaque contrat. Nos procédures de sécurité s’appuient sur les référentiels publics français.
Un cyclone peut-il interrompre le service ?
Un cyclone touche rarement nos trois sites simultanément, car ils sont géographiquement distincts. La production se reporte donc sur les centres non affectés, et vos délais restent tenus.
Une continuité que vous pouvez éprouver
Ces moyens ne se jugent pas sur une page, mais à l’usage. Testez donc le service sur vos propres documents, sans engagement.