Saisie des pièces, relances clients, gestion du courrier : votre temps part dans des tâches qui ne relèvent pas de votre cœur de métier. Une secrétaire pour expert-comptable reprend donc ces travaux dès les premiers jours, sous votre responsabilité et selon vos consignes.

Cette page détaille les tâches déléguées, la manière dont nous absorbons vos pics d’activité, le cadre de confidentialité, et les situations où la solution ne convient pas.

Où part réellement le temps d’un cabinet comptable

La valeur d’un cabinet réside dans le conseil, l’analyse et la relation client. Pourtant, une part importante des heures facturables se dissout dans la collecte de pièces et les relances.

Ces tâches sont indispensables, mais elles ne demandent pas votre diplôme. Elles se délèguent donc bien, à condition que la personne connaisse le vocabulaire et les cycles du métier.

Ce que prend en charge votre secrétaire pour expert-comptable

• Classement et préparation des pièces comptables
• Saisie sur votre logiciel, selon vos consignes et sous votre contrôle
• Relances clients pour les documents manquants
• Prise de rendez-vous et gestion d’agenda
• Rédaction de courriers et de mails types
• Tenue de l’échéancier fiscal et déclaratif

La relance des pièces manquantes est souvent la tâche la plus rentable à déléguer. Elle est chronophage, répétitive, et elle conditionne pourtant l’avancement de tous vos dossiers.

Ce que vous y gagnez concrètement

Ce que fait votre secrétaire	Ce que vous y gagnez
Relance les clients pour les pièces manquantes	Des dossiers complets plus tôt dans le mois
Classe et prépare les pièces avant saisie	Un collaborateur qui saisit au lieu de trier
Tient l’échéancier fiscal et déclaratif	Aucune échéance découverte la veille
Gère l’agenda et les rendez-vous clients	Un planning tenu sans interruption de votre part
Rédige courriers et mails types	Une communication homogène sur tout le cabinet

Absorber le pic de la période fiscale

L’activité d’un cabinet n’est pas linéaire. La période des clôtures et des liasses concentre en effet une charge que le reste de l’année ne justifie pas.

Recruter pour ce pic revient cher, et l’intérim demande un délai. Avec un secrétariat externalisé, vous montez en revanche le volume d’heures par un simple appel, puis vous redescendez une fois la période passée. Le calendrier fiscal publié par l’administration reste par ailleurs notre référence pour anticiper ces échéances.

Secret professionnel et données financières

Les données comptables et fiscales de vos clients exigent une confidentialité renforcée. Vous restez en outre soumis au secret professionnel défini par votre ordre professionnel, y compris pour les travaux que vous faites exécuter.

Chaque secrétaire signe donc une clause de confidentialité et travaille sur les seuls accès que vous validez. Nous intervenons par ailleurs en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, dans le cadre d’un contrat écrit.

Aucune donnée n’est conservée en dehors des outils que vous avez ouverts. Vous gardez ainsi le contrôle complet de ce qui est partagé, et vous pouvez révoquer un accès à tout moment.

Une secrétaire opérationnelle rapidement

Nos secrétaires connaissent le vocabulaire comptable, les cycles de clôture et les échéances récurrentes. Elles s’adaptent donc à vos logiciels de gestion et à vos procédures internes.

Comptez 24 à 48 heures pour démarrer, puis une à deux semaines pour atteindre l’autonomie sur vos modèles. Notre méthode de travail détaille chaque étape de cette prise en main.

Combien coûte une secrétaire pour expert-comptable ?

Le forfait quart-temps démarre à 400 € par mois, pour 10 heures par semaine. Le mi-temps revient à 750 € et le temps plein à 1 450 €.

Aucune charge sociale ne s’ajoute à ces montants. Vous ajustez donc le volume selon la saison, ce qui reste impossible avec une embauche. Le détail figure sur la page formules et tarifs.

Quand cette solution ne convient pas

• Vous avez besoin d’un accueil physique. Réception des clients au cabinet ou gestion du courrier papier : cela ne se délègue pas à distance.
• Votre volume reste très faible. En dessous de quelques heures par mois, une prestation ponctuelle suffit généralement.
• Vos procédures ne sont pas écrites. Tant que chaque dossier suit une logique implicite, la délégation reste laborieuse.
• Vos travaux relèvent exclusivement de l’expertise comptable. Nous exécutons des tâches administratives sous votre contrôle, nous ne produisons aucun avis technique.

La relance des pièces, tâche la plus rentable à déléguer

C’est rarement la première à laquelle on pense, et c’est pourtant celle qui bloque le plus de dossiers. Un exercice ne se clôture pas tant qu’il manque un relevé bancaire, une facture d’achat ou un justificatif de charge.

Chaque relance prend deux minutes. Leur accumulation sur un portefeuille de cent dossiers représente plusieurs heures par semaine, réparties en interruptions qui fragmentent la journée. Déléguer cette fonction produit un double effet : le temps se libère, et les relances deviennent systématiques au lieu d’être faites quand on y pense, ce qui avance mécaniquement l’ensemble du portefeuille.

Le suivi s’organise autour d’un tableau des pièces attendues par dossier, avec une cadence de relance que vous définissez. Votre secrétaire vous signale les clients qui bloquent une clôture, sans que vous ayez à le constater vous-même.

La frontière avec la profession réglementée

Ce point mérite d’être posé sans ambiguïté, car il conditionne la légalité du dispositif. La tenue de comptabilité, l’établissement des comptes annuels, la production d’attestations et tout avis technique relèvent de la profession réglementée d’expert-comptable, sous le contrôle de son ordre.

Votre secrétaire exécute des tâches administratives sous votre responsabilité et selon vos consignes : elle saisit, classe, relance, met en forme et gère l’agenda. Elle ne valide aucune écriture, ne produit aucun avis et n’engage aucune signature. Les règles applicables sont publiées par le Conseil national de l’ordre des experts-comptables.

Le cas particulier des données de vos clients

Une configuration propre aux cabinets comptables est souvent négligée. Lorsque vous traitez la paie d’une entreprise cliente, vous manipulez les données personnelles de ses salariés, qui n’ont signé aucun contrat avec vous et n’ont pas choisi votre prestataire.

Cette chaîne crée trois niveaux de responsabilité : votre client est responsable de traitement, vous intervenez comme sous-traitant, et votre prestataire de secrétariat devient sous-traitant ultérieur. En pratique, votre contrat avec votre client doit prévoir cette possibilité, et vous devez pouvoir l’informer d’un changement. C’est un point à vérifier dans vos lettres de mission avant de déléguer.

Approfondir avant de décider

Nous avons développé plusieurs aspects de ce service dans des articles dédiés.

Sur le fonctionnement concret, notre article sur la secrétaire virtuelle pour cabinet comptable détaille le calendrier d’un cabinet, période par période, et indique les tâches déléguables à chaque échéance. La question spécifique de la saisie, souvent la première envisagée, fait l’objet d’un article sur l’externalisation de la saisie comptable et les moyens d’en garder le contrôle.

Sur les garanties à exiger, notre article consacré à la confidentialité des données financières distingue le secret professionnel comptable du cadre applicable aux données personnelles, deux régimes qui se superposent sans se confondre, et propose une grille de formulations vérifiables plutôt que d’engagements vagues.

Sur la saisie elle-même, notre article sur l’externalisation de la saisie comptable détaille les points de contrôle qui permettent de déléguer sans perdre la maîtrise des écritures.

Sur la recommandation à vos clients, nous avons recensé les signaux comptables qui conduisent les cabinets à conseiller l’externalisation à leurs dirigeants, dans un article sur l’externalisation administrative vue par la profession. Le calcul du coût complet, charges comprises, est traité dans notre comparatif entre secrétaire salariée et secrétaire externalisée.

Questions fréquentes

Une secrétaire pour expert-comptable connaît-elle le vocabulaire du métier ?

Oui, nous affectons une secrétaire formée au vocabulaire comptable et aux cycles de clôture. Elle reprend ensuite vos modèles et vos procédures dès les premières missions.

Peut-elle saisir dans mon logiciel comptable ?

Oui, dès lors que vous lui ouvrez un accès. Elle travaille selon vos consignes et sous votre contrôle, l’expertise comptable restant de votre seule responsabilité.

Comment gérez-vous les relances de pièces manquantes ?

Votre secrétaire suit un tableau des pièces attendues par dossier, puis relance selon la cadence que vous définissez. Elle vous signale ainsi les clients qui bloquent une clôture.

Pouvez-vous absorber la période des liasses ?

Oui, vous augmentez le volume d’heures par un simple appel, sans avenant ni préavis. Vous redescendez ensuite aussi facilement une fois la période passée.

Le secret professionnel est-il respecté ?

Chaque secrétaire signe une clause de confidentialité, et nous intervenons sous contrat de sous-traitance RGPD. Vous validez chaque accès et vous pouvez le révoquer à tout moment.

Conservez-vous les données de mes clients ?

Non, aucune donnée n’est conservée en dehors des outils que vous avez ouverts. Nous travaillons directement dans votre environnement, pas sur des copies.

En combien de temps le service démarre-t-il ?

Le service démarre sous 24 à 48 heures. Comptez ensuite une à deux semaines pour que votre secrétaire maîtrise pleinement vos procédures.

Puis-je tester avant de m’engager ?

Oui, l’essai gratuit existe pour cela. Confiez-nous une campagne de relance ou un lot de pièces, puis jugez sur le résultat.

Prêt à alléger le quotidien de votre cabinet ?

Découvrez d’abord nos forfaits. Ensuite, testez le service sans engagement sur un lot de dossiers réels.