Coller des données clients dans un outil d’IA : ce que vous acceptez sans le lire
Coller des données clients dans un outil d’IA peut faire gagner quelques minutes sur un mail, une synthèse ou un compte rendu. Pourtant, ce geste transmet parfois des informations personnelles, contractuelles ou confidentielles à un service tiers. Avant de copier un contenu client, il faut donc vérifier ce que l’éditeur conserve, qui peut y accéder et si ces données servent à améliorer ses modèles.
Le risque ne dépend pas seulement du nom de l’outil. Il dépend surtout de la formule utilisée, des réglages du compte et des conditions contractuelles applicables. Une version professionnelle peut ainsi offrir des garanties différentes d’un compte personnel du même service.
Pour un cabinet ou une entreprise, cette vérification complète les règles habituelles de confidentialité des données. Elle devient particulièrement importante lorsque le contenu concerne des clients, des salariés, des patients ou des dossiers couverts par une obligation professionnelle de confidentialité.
Que deviennent les données clients dans un outil d’IA ?
Les données clients dans un outil d’IA quittent généralement l’environnement informatique de l’entreprise pour être traitées par l’infrastructure du fournisseur. Leur conservation, leur éventuelle réutilisation et les possibilités de contrôle varient ensuite selon le service et l’abonnement utilisé.
Autrement dit, saisir un prompt ne revient pas simplement à interroger un logiciel installé sur son ordinateur. Dans de nombreux cas, le texte, les fichiers ou les images transmis circulent vers des serveurs exploités par un tiers.
Il faut donc examiner au minimum :
- la durée de conservation des conversations ;
- l’utilisation éventuelle pour améliorer les modèles ;
- la possibilité d’une revue humaine ;
- les réglages permettant de limiter ces usages ;
- les garanties spécifiques aux offres professionnelles.
Compte personnel ou professionnel : la différence est essentielle
Une erreur fréquente consiste à raisonner uniquement par marque. Pourtant, ChatGPT, Gemini, Claude ou Copilot n’appliquent pas nécessairement les mêmes règles à leurs offres personnelles et professionnelles.
Par conséquent, payer un abonnement ne suffit pas toujours. Certaines offres payantes restent des produits destinés aux particuliers. À l’inverse, les offres professionnelles peuvent prévoir des engagements contractuels supplémentaires concernant l’entraînement, la conservation ou l’administration des données.
Les informations ci-dessous ont été vérifiées le 3 septembre 2026. Les politiques des éditeurs évoluent. Elles doivent donc être contrôlées à nouveau avant un déploiement ou après une modification importante du service.
ChatGPT : distinguer l’espace personnel des offres professionnelles
OpenAI indique que, dans un espace personnel ChatGPT Free, Plus ou Pro, le partage des nouvelles conversations pour améliorer les modèles est activé par défaut. L’utilisateur peut cependant désactiver l’option « Improve the model for everyone » dans les contrôles de données.
En revanche, OpenAI indique ne pas utiliser par défaut les entrées et sorties de ChatGPT Business, Enterprise, Edu et de son API pour entraîner ses modèles. Cette différence montre pourquoi le nom « ChatGPT » ne suffit pas pour déterminer le régime applicable.
Gemini : vérifier le réglage Keep Activity
Pour les applications Gemini destinées au grand public, Google relie une partie du traitement au réglage « Keep Activity ». Lorsque cette fonction reste active, les conversations enregistrées peuvent contribuer à l’amélioration des services et des modèles.
Google indique également qu’une partie des échanges peut faire l’objet d’une revue humaine. L’activité est supprimée automatiquement après 18 mois par défaut, mais l’utilisateur peut modifier cette durée. Les conversations examinées par des relecteurs peuvent être conservées jusqu’à trois ans après dissociation du compte.
Lorsque « Keep Activity » est désactivé, Google précise que les futures conversations ne servent pas à entraîner ses modèles, sauf si l’utilisateur transmet volontairement un retour. Elles peuvent néanmoins rester temporairement conservées pour fournir le service et assurer sa sécurité.
Claude : l’utilisateur choisit l’utilisation pour l’amélioration
Anthropic permet aux utilisateurs de Claude Free, Pro et Max de choisir si leurs conversations peuvent servir à améliorer Claude. Lorsque cette autorisation est donnée, Anthropic indique que certaines données désidentifiées peuvent rester jusqu’à cinq ans dans ses processus d’entraînement.
Les produits commerciaux, notamment Claude for Work et l’API Anthropic, suivent un autre régime. Anthropic indique ne pas utiliser par défaut leurs entrées et sorties pour entraîner ses modèles.
Microsoft 365 Copilot : garanties spécifiques à l’environnement professionnel
Microsoft indique que les prompts, les réponses et les données accessibles via Microsoft Graph dans Microsoft 365 Copilot ne servent pas à entraîner les grands modèles de fondation.
Cette garantie concerne l’environnement professionnel Microsoft 365 Copilot. Il ne faut donc pas l’étendre automatiquement à tous les produits portant le nom Copilot.
Comparatif : les points à vérifier avant de coller un document
| Point | Compte personnel | Offre professionnelle |
|---|---|---|
| Entraînement des modèles | Possible selon l’outil et les réglages | Souvent exclu par défaut selon le contrat |
| Réglages individuels | À contrôler par l’utilisateur | Peuvent être administrés par l’organisation |
| Conservation | Variable selon l’éditeur | Peut être encadrée contractuellement |
| Accord de traitement des données | Conditions générales standard | DPA ou clauses spécifiques possibles |
| Gestion centralisée | Limitée | Souvent disponible |
Que recommandent la CNIL et l’ANSSI ?
La question dépasse les seules CGU. En France, la CNIL encadre également l’utilisation professionnelle des systèmes d’IA générative.
Elle recommande notamment de définir les usages autorisés et interdits. De plus, les utilisateurs ne devraient transmettre que les informations qu’ils sont autorisés à partager. Pour un service grand public, la CNIL recommande notamment de ne pas communiquer des informations confidentielles, des données personnelles ou des données couvertes par une obligation de secret.
L’ANSSI consacre également un guide à la sécurité des systèmes d’IA générative. Elle indique notamment que l’envoi de données sensibles vers des outils grand public accessibles sur Internet est à proscrire.
Ainsi, désactiver l’entraînement ne résout pas toutes les questions. Il faut aussi examiner la confidentialité, l’hébergement, les accès et le cadre contractuel.
Le RGPD continue-t-il de s’appliquer avec une IA générative ?
Oui. Utiliser une IA ne supprime aucune obligation liée aux données personnelles. Dès qu’un prompt contient une information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne, le traitement doit rester compatible avec le RGPD.
Le professionnel doit notamment vérifier pourquoi il transmet cette donnée, si cette transmission est nécessaire et quelles garanties offre le fournisseur. La minimisation reste donc un principe central : ne transmettre que ce qui est réellement utile au résultat recherché.
Pour structurer ces contrôles, notre article consacré aux vérifications RGPD d’un secrétariat externalisé reprend les principaux points à examiner avant de confier des informations à un tiers.
Secret professionnel : le réglage de confidentialité ne suffit pas
Certaines professions doivent aller plus loin. Avocats, professionnels de santé et autres métiers soumis à une obligation particulière de confidentialité manipulent des informations dont la diffusion peut avoir des conséquences importantes.
Dans ce contexte, désactiver une option d’entraînement ne suffit pas nécessairement. Il faut examiner l’ensemble du dispositif : contrat, conservation, accès, hébergement, journalisation et suppression.
Pour les cabinets juridiques, nous avons détaillé les garanties à vérifier avant de traiter des dossiers confidentiels avec l’IA. Cet article adopte volontairement un angle plus large et concerne toute organisation manipulant des informations clients.
Données de santé : un niveau de vigilance supplémentaire
Les données concernant la santé bénéficient d’une protection renforcée. L’article 9 du RGPD les classe parmi les catégories particulières de données personnelles.
Par conséquent, copier un compte rendu médical, une consultation ou un dossier patient dans un assistant généraliste exige une analyse particulièrement rigoureuse.
Cette vigilance concerne aussi les scribes médicaux, outils de transcription automatique et assistants vocaux. Elle complète les précautions appliquées lorsqu’un cabinet confie ses documents à un service de secrétariat médical à distance.
Sept questions avant de coller des données clients dans un outil d’IA
Une vérification rapide permet d’éliminer une grande partie des usages à risque. Avant toute transmission, posez-vous ces sept questions :
- Le texte contient-il une donnée personnelle ?
- Contient-il une information confidentielle ou stratégique ?
- L’outil utilise-t-il mes conversations pour améliorer ses modèles ?
- Puis-je désactiver cette utilisation ?
- Combien de temps les données sont-elles conservées ?
- Mon abonnement professionnel prévoit-il des garanties contractuelles ?
- Puis-je obtenir le même résultat avec des données anonymisées ?
Cette logique rejoint notre méthode de travail : définir le besoin, limiter les accès et choisir un outil adapté au niveau de confidentialité réellement nécessaire.
Anonymiser avant d’utiliser l’IA : utile, mais pas toujours suffisant
L’anonymisation constitue une première protection. Par exemple, remplacer le nom d’un client, son adresse et son numéro de dossier par des références neutres réduit fortement l’information transmise.
Cependant, retirer uniquement le nom ne suffit pas toujours. Une profession rare, une localisation précise, une date et plusieurs détails contextuels peuvent permettre de reconnaître une personne.
Il faut donc raisonner sur l’ensemble du document. Lorsque le contexte lui-même permet une identification, mieux vaut supprimer davantage d’informations ou utiliser une solution mieux adaptée.
Quelles alternatives pour utiliser l’IA avec moins de risques ?
Renoncer totalement à l’IA n’est pas la seule solution. Plusieurs mesures peuvent réduire l’exposition :
- anonymiser ou pseudonymiser les documents ;
- désactiver l’utilisation des conversations pour l’entraînement ;
- utiliser un mode temporaire lorsqu’il existe ;
- privilégier une offre professionnelle adaptée ;
- limiter les outils autorisés dans l’organisation ;
- utiliser une solution locale pour certains traitements sensibles.
La CNIL recommande d’ailleurs d’encadrer les usages par une politique interne claire. Celle-ci peut préciser les outils autorisés, les données interdites et les contrôles à effectuer avant chaque utilisation.
Lorsque la difficulté concerne surtout la configuration des comptes, des postes ou des droits d’accès, un support informatique externalisé peut accompagner le paramétrage. En revanche, ce service ne remplace ni un audit de cybersécurité ni un conseil juridique.
L’entreprise doit aussi encadrer les usages de ses collaborateurs
Le risque ne vient pas uniquement d’une décision officielle de l’entreprise. Un collaborateur peut utiliser seul un compte personnel pour reformuler un mail, résumer un contrat ou analyser un fichier Excel.
Par conséquent, une simple interdiction générale fonctionne rarement. Il est plus efficace d’expliquer ce qui peut être utilisé, avec quel outil et pour quelles données.
Une charte interne peut notamment définir :
- les services d’IA autorisés ;
- les comptes professionnels obligatoires ;
- les informations interdites dans les prompts ;
- les règles d’anonymisation ;
- les personnes chargées de valider un nouvel outil.
Cette organisation maintient une responsabilité humaine claire. Notre article sur la responsabilité humaine face aux outils d’IA développe précisément cette complémentarité entre automatisation et contrôle professionnel.
Questions fréquentes
Peut-on coller des données clients dans ChatGPT ?
Techniquement oui, mais cela ne signifie pas que l’entreprise est autorisée à transmettre ces données. Il faut d’abord vérifier leur confidentialité, le type de compte utilisé, les paramètres d’entraînement et les garanties contractuelles applicables.
ChatGPT Plus protège-t-il automatiquement les données professionnelles ?
Non. ChatGPT Plus appartient à l’espace personnel. OpenAI indique que l’utilisation des conversations pour améliorer les modèles y est activée par défaut, avec possibilité de la désactiver. Les offres Business et Enterprise suivent des règles différentes.
Une offre payante garantit-elle que les données ne servent pas à l’entraînement ?
Non. Le prix ne détermine pas à lui seul la politique de données. Il faut distinguer un abonnement personnel payant d’une véritable offre professionnelle assortie d’engagements spécifiques.
Désactiver l’entraînement suffit-il pour protéger les données ?
Non. Ce réglage réduit un risque, mais il reste nécessaire de vérifier la conservation, les accès, l’hébergement, le contrat et la sensibilité des informations transmises.
Le RGPD s’applique-t-il aux prompts envoyés à une IA ?
Oui, dès qu’un prompt contient des données personnelles. L’utilisation d’un outil d’IA ne supprime ni les principes du RGPD ni les obligations liées au traitement de ces informations.
Anonymiser un document suffit-il ?
Pas toujours. Retirer les identifiants directs réduit le risque, mais certains détails peuvent permettre une réidentification. Il faut donc vérifier l’ensemble du contexte transmis.
Peut-on utiliser une IA pour un dossier médical ?
La prudence doit être renforcée. Les données de santé relèvent des catégories particulières de données prévues par le RGPD. Le choix de l’outil et du mode de déploiement doit donc être analysé avant toute transmission.
Les entreprises doivent-elles créer une charte d’utilisation de l’IA ?
La CNIL recommande d’encadrer les usages par des politiques internes définissant notamment les usages autorisés et interdits. Une charte permet également d’harmoniser les pratiques entre collaborateurs.
Une IA installée localement protège-t-elle mieux les données ?
Une solution locale peut limiter l’envoi d’informations vers un tiers. Cependant, elle doit elle aussi être correctement sécurisée, administrée et mise à jour. Le déploiement local ne supprime donc pas les exigences de sécurité.
À quelle fréquence faut-il vérifier les CGU des outils d’IA ?
Il faut les contrôler lors du choix de l’outil puis après toute modification importante annoncée par l’éditeur. Les politiques d’utilisation, de conservation et d’entraînement évoluent régulièrement.
Vérifier avant de coller reste la règle la plus simple
Les données clients dans un outil d’IA ne doivent jamais être transmises par automatisme. Avant chaque usage, il faut identifier la sensibilité du contenu, vérifier la formule utilisée et contrôler les conditions de traitement.
Pour le cas médical, voir le cadre applicable aux scribes et assistants vocaux médicaux.
L’IA peut accélérer de nombreuses tâches administratives. Cependant, le gain de temps ne justifie pas de transférer une information que l’entreprise n’est pas autorisée à partager. Dans le doute, mieux vaut anonymiser, changer d’outil ou ne pas transmettre la donnée.
