Vous exercez au Luxembourg et recherchez une solution de secrétariat flexible, qualifiée et rapidement disponible ? Depuis près de 20 ans, Assistance Virtuelle accompagne les professionnels francophones qui souhaitent externaliser tout ou partie de leurs tâches administratives. Vous bénéficiez d’une secrétaire à distance selon le volume dont vous avez réellement besoin, à partir de 400 € par mois, sans recrutement ni charges liées à l’embauche.
Un secrétariat qualifié à partir de 400 € par mois
Le recrutement d’une secrétaire salariée au Luxembourg représente un coût important pour une entreprise ou un cabinet. Avec Assistance Virtuelle, les prestations sont adaptées à votre charge de travail : à partir de 400 € par mois pour un quart-temps, 750 € pour un mi-temps et 1 450 € pour un temps plein. Vous disposez ainsi d’une solution souple, sans recrutement et sans charges sociales liées à l’emploi d’un salarié au Luxembourg.
Nos services de secrétariat à distance pour le Luxembourg
Secrétaire virtuelle à temps partiel ou à temps plein
Gestion des agendas, traitement des courriers et des e-mails, suivi des dossiers clients, dactylographie, saisie et classement de documents : votre assistante intervient comme un véritable soutien administratif à distance. Le temps de travail est défini selon vos besoins, de quelques heures par semaine à un temps plein.
Transcription audio et frappe sous dictée
Nous prenons en charge la retranscription de fichiers audio, la frappe sous dictée numérique et la saisie de dictées vocales. Vous pouvez dicter depuis votre cabinet ou lors de vos déplacements. Les documents sont ensuite corrigés, mis en forme selon vos modèles et généralement restitués sous 48 heures. Un délai plus court peut être convenu selon le volume et le degré d’urgence.
Secrétariat médical à distance
Comptes rendus de consultation, courriers aux confrères, comptes rendus opératoires, expertises médicales et certificats : nos secrétaires spécialisées maîtrisent le vocabulaire médical et appliquent des procédures adaptées au traitement de données sensibles.
Secrétariat juridique à distance
Actes de procédure, conclusions, assignations, contrats, procès-verbaux et correspondances juridiques : nos équipes prennent en charge la frappe, la correction et la mise en forme de vos documents. Elles sont familiarisées avec le vocabulaire du droit des sociétés, du droit financier et des activités juridiques exercées au Luxembourg.
Secrétariat pour experts
Nous assurons la frappe et la mise en forme de rapports d’expertise judiciaire, immobilière, médicale ou liés au secteur de l’assurance. Les documents sont préparés selon vos modèles et restitués dans les délais convenus.
Support informatique à distance
Nos équipes peuvent intervenir à distance pour résoudre certaines difficultés logicielles, installer ou configurer des outils, effectuer des mises à jour, accompagner les utilisateurs et assurer une assistance bureautique. Les interventions sont réalisées sans déplacement, selon les conditions convenues avec le client.
Pourquoi nos tarifs sont-ils compétitifs ?
Nos centres de production sont implantés dans l’océan Indien, à Maurice, à Madagascar et à Rodrigues. Ces territoires disposent d’un important vivier de secrétaires francophones diplômées, formées aux exigences de métiers spécialisés et habituées à collaborer avec des professionnels européens.
Cette organisation nous permet de proposer des tarifs compétitifs tout en maintenant un accompagnement structuré, un suivi des missions et un contrôle des documents avant leur livraison.
Maurice est en avance de trois heures sur le Luxembourg en hiver et de deux heures en été. Ce décalage facilite l’organisation du travail : vous pouvez transmettre vos dictées ou vos documents en fin de journée afin que leur traitement commence dès le début de la journée suivante dans nos centres.
Notre approche de l’intelligence artificielle
Nous utilisons les technologies d’assistance lorsqu’elles apportent un gain de productivité et que leur emploi est compatible avec la nature de la mission. Les conditions de confidentialité, d’hébergement et de traitement des données sont prises en compte avant toute utilisation sur des documents sensibles.
Ces outils peuvent faciliter certaines étapes, mais ils ne remplacent pas le contrôle de nos équipes. Chaque client bénéficie d’une secrétaire identifiée, formée à son métier et responsable du suivi de ses missions. Les documents sont relus, corrigés et validés avant leur livraison.
Les professionnels luxembourgeois que nous accompagnons
Nos prestations s’adressent notamment aux médecins généralistes et spécialistes, chirurgiens, psychiatres, kinésithérapeutes, avocats, notaires, experts judiciaires, experts immobiliers, experts en assurance, experts-comptables, réviseurs d’entreprises, gestionnaires de fonds, conseillers en investissement, cabinets de droit des affaires, fonds d’investissement, family offices, PME, TPE, associations et fondations.
Pourquoi externaliser son secrétariat au Luxembourg ?
Le coût du travail et les difficultés de recrutement peuvent rendre l’embauche d’une secrétaire disproportionnée lorsque le besoin ne correspond pas à un poste à temps plein. Cette situation concerne notamment les cabinets d’avocats, les fiduciaires, les professionnels de santé, les experts et les family offices.
L’externalisation permet d’ajuster le volume de travail confié à l’activité réelle, sans supporter les contraintes d’un recrutement permanent. Vous pouvez commencer avec quelques heures par semaine, puis faire évoluer la prestation en fonction de votre charge de travail.
Un service disponible dans tout le Luxembourg
Nous pouvons accompagner des clients implantés à Luxembourg-Ville, Esch-sur-Alzette, Differdange, Dudelange, Ettelbruck ainsi que dans les autres communes du pays. L’ensemble de la prestation est réalisé à distance, sans différence de fonctionnement ou de délai selon votre localisation.
Nos secrétaires travaillent principalement en français. Lorsque les documents comportent des éléments en anglais, notamment dans les domaines juridique, financier ou international, des profils bilingues peuvent également intervenir. Les besoins linguistiques sont définis avant le démarrage de la collaboration.
Ce que disent nos clients
« Recruter une secrétaire qualifiée au Luxembourg demande du temps et représente un coût important. Avec Assistance Virtuelle, je bénéficie depuis deux ans d’une assistante dédiée, disponible selon mes besoins et sans gestion administrative liée à un recrutement. »
Me F., avocat d’affaires, Luxembourg-Ville
« Nos rapports d’expertise en assurance sont techniques et volumineux. Assistance Virtuelle les restitue selon nos modèles, dans les délais convenus, avec une qualité rédactionnelle constante. »
M. C., expert en assurance, Esch-sur-Alzette
Confidentialité et protection des données
Les professions juridiques, médicales et financières exercent dans un environnement soumis à des exigences importantes en matière de confidentialité et de protection des données. Assistance Virtuelle met en place des procédures adaptées à la nature des missions confiées : accès limité aux documents, transmission sécurisée, engagements de confidentialité et règles de conservation définies avec le client.
Pour les cabinets d’avocats soumis au secret professionnel, les professionnels du secteur financier ou les médecins soumis au secret médical, les modalités de traitement peuvent être précisées contractuellement avant le démarrage de la prestation.
Quelle entreprise choisir pour externaliser son secrétariat au Luxembourg ?
Le choix d’un prestataire doit notamment tenir compte de son expérience, de la stabilité de ses équipes, de sa connaissance de votre métier, de ses procédures de confidentialité et de sa capacité à adapter le volume de travail.
Depuis près de 20 ans, Assistance Virtuelle accompagne des professionnels francophones dans l’externalisation de leur secrétariat. Nous proposons une équipe stable pour assurer le traitement, le contrôle et le suivi des documents, avec des tarifs définis selon le volume de travail confié.
Que vous recherchiez une secrétaire virtuelle au Luxembourg, un service de transcription audio pour votre cabinet ou un soutien administratif pour votre family office, votre PME ou votre étude, nous définissons avec vous une organisation adaptée à vos besoins.
Questions fréquentes
Combien coûte une secrétaire à distance au Luxembourg ?
Nos forfaits démarrent à 400 € par mois pour un quart-temps, soit environ 10 heures par semaine, 750 € pour un mi-temps et 1 450 € pour un temps plein. Les conditions précises dépendent de la nature des tâches, du niveau de spécialisation demandé et du volume à traiter.
Vos secrétaires travaillent-elles uniquement en français ?
Nos secrétaires travaillent principalement en français. Des profils bilingues peuvent également prendre en charge des documents comportant des éléments en anglais, notamment pour la terminologie financière, les échanges internationaux ou certains dossiers juridiques. Vos besoins linguistiques sont précisés avant le démarrage de la mission.
Proposez-vous un essai gratuit ?
Oui. Un essai gratuit peut être proposé afin de vous permettre d’évaluer la qualité de la prestation et l’adaptation de nos équipes à vos méthodes de travail. Contactez-nous pour définir les conditions de cet essai.
Quels sont les délais de restitution des documents ?
Le délai habituel de restitution est de 48 heures. Il peut être réduit selon le volume, la complexité des documents et le degré d’urgence. Les délais sont définis avec vous au démarrage de la mission.
Externalisez votre secrétariat au Luxembourg
À partir de 400 € par mois, vous bénéficiez d’une secrétaire qualifiée et d’un volume de travail adapté à vos besoins. Contactez-nous pour présenter votre activité, vos outils et les tâches que vous souhaitez externaliser.
Pour mieux comprendre l’environnement économique du pays, consultez également la présentation du Luxembourg.