Découvrez comment des professionnels francophones — médecins, avocats, notaires, PME — ont externalisé leur secrétariat à distance avec Assistance Virtuelle. Des cas concrets illustrant nos services de transcription audio, frappe sous dictée, prise d’appels et secrétariat administratif.
10 associés et 15 collaborateurs assistés de 9 secrétaires utilisent des intérimaires en cas de maladie et pendant les congés des secrétaires.
Un cabinet d’avocats de 10 associés et 15 collaborateurs à Bruxelles a décidé d’externaliser son secrétariat à distance plutôt que de renouveler les contrats de 3 secrétaires partantes.
Les secrétaires internes se concentrent désormais sur les tâches à valeur ajoutée — gestion des agendas, accueil clientèle, planification des réunions — tandis qu’Assistance Virtuelle prend en charge toute la frappe sous dictée et la dactylographie des collaborateurs.
Les 15 collaborateurs dictent leurs projets de contrats et correspondances au lieu de les taper eux-mêmes — évitant ainsi de payer des avocats à 65 € de l’heure pour de la saisie de texte.
Nos secrétaires bilingues français-anglais assurent également la retranscription des procès-verbaux de réunions et les minutes de réunions de direction, y compris pour les dossiers internationaux.
Résultat : 68 000 € d’économies annuelles sur les salaires et 27 000 € de coûts indirects supprimés, sans aucun investissement significatif.
17 médecins, 10 secrétaires dont 5 sont indépendantes.
Un médecin généraliste en Belgique souhaitait déléguer la frappe de ses courriers, lettres de confrères et comptes rendus de consultation sans recruter une secrétaire salariée.
Grâce à notre service de secrétariat à distance en quart-temps, il dispose d’une secrétaire virtuelle qualifiée 10 heures par semaine pour seulement 400 € par mois TTC — sans charges sociales, sans engagement de durée.
Sa secrétaire à distance gère ses courriers médicaux, ses lettres de confrères et la mise en page de ses documents selon ses modèles habituels. Les documents finalisés sont déposés dans son espace clients sécurisé et disponibles dès son arrivée au cabinet le matin.
Le décalage horaire entre la Belgique et nos sites de production dans l’océan Indien joue en sa faveur : les dictées envoyées en fin de journée sont transcrites et disponibles le lendemain matin.
Remplacement des dactylos dans les unités de soins par un pool de dactylos commun à toutes les unités.
Un consultant indépendant en France ne pouvait pas toujours décrocher son téléphone pendant ses missions clients. Il perdait des opportunités commerciales et son image professionnelle en souffrait.
Grâce à notre service de prise d’appels à distance, nos secrétaires virtuelles bilingues répondent en son nom, filtrent ses communications et lui transmettent les messages urgents. Ses clients ont l’impression d’appeler un vrai bureau.
Service disponible en quart-temps à partir de 400 € / mois, sans engagement.
Un médecin cardiologue en Suisse dictait ses courriers et lettres de confrères sur dictaphone numérique mais manquait de temps pour les faire taper par son assistante interne surchargée.
Assistance Virtuelle prend en charge la frappe sous dictée de tous ses courriers médicaux. Les fichiers audio sont envoyés en fin de journée et les documents finalisés, mis en page selon ses modèles, sont disponibles le lendemain matin.
Nos secrétaires spécialisées en vocabulaire médical garantissent une transcription précise. En cas de passage incompréhensible, un code couleur signale le doute sans jamais inventer.
Une PME de 30 salariés en région parisienne organisait des réunions de direction bimensuelles dont les comptes rendus n’étaient jamais rédigés faute de temps.
Assistance Virtuelle retranscrit les enregistrements audio de leurs réunions et produit des minutes claires et structurées dans les 24 heures. Les décisions sont documentées, les responsabilités tracées.
Service ponctuel sans abonnement obligatoire.
Un cabinet d’huissiers au Luxembourg dictait ses constats et procès-verbaux sur dictaphone numérique. La saisie manuelle représentait plusieurs heures de travail administratif par semaine.
Nos secrétaires spécialisées en vocabulaire juridique transcrivent fidèlement chaque constat, avec mise en page selon les modèles du cabinet. Les documents sont renvoyés dans les délais convenus, prêts à être signés.
2 experts débutants sans secrétaire.
Une étude notariale en Belgique francophone a externalisé la frappe de ses actes, courriers et correspondances à Assistance Virtuelle. La secrétaire virtuelle travaille en mi-temps — 20 heures par semaine pour 750 € / mois TTC.
Elle s’est rapidement adaptée au vocabulaire notarial et aux modèles de documents du cabinet. La clause de confidentialité incluse dans le contrat garantit la discrétion absolue des actes traités.
Un expert immobilier à Bruxelles dictait ses rapports d’évaluation et états des lieux directement sur le terrain via son smartphone. La transcription manuelle lui prenait plusieurs heures par semaine.
Assistance Virtuelle transcrit ses fichiers audio en rapports structurés, mis en page selon ses modèles, livrés en 24 à 48 heures. Il peut ainsi se concentrer sur ses missions terrain sans perdre de temps en saisie.
Une PME en Suisse romande avait besoin d’une assistante RH à temps partiel pour gérer les courriers administratifs, contrats et correspondances. Le recrutement d’une salariée représentait un coût trop élevé.
Grâce au forfait quart-temps d’Assistance Virtuelle — 10 heures par semaine pour 400 € / mois TTC — elle dispose d’une secrétaire virtuelle qualifiée sans charges sociales ni engagement de durée.
Un cabinet médical de groupe en France avait régulièrement des problèmes de configuration de ses logiciels de gestion de dossiers patients et de messagerie sécurisée.
Nos informaticiens interviennent à distance pour résoudre les pannes, configurer les nouveaux postes et former le personnel aux outils bureautiques. Service ponctuel sans contrat de maintenance onéreux.
Un chercheur de l’Université de Liège avait besoin de faire mettre en page et corriger sa thèse de doctorat de 400 pages selon les normes académiques imposées par son institution.
Assistance Virtuelle a pris en charge la mise en page complète, la vérification orthographique et grammaticale par nos correctrices spécialisées en français. Le document a été livré dans les délais, conforme aux exigences de l’université.