Empreinte carbone d’un secrétariat externalisé : ce qui compte vraiment
L’empreinte carbone d’une externalisation administrative ne peut pas se résumer à un nombre de kilogrammes de CO2 évités par secrétaire. Le résultat dépend des locaux réellement supprimés, des déplacements, des équipements numériques, de l’énergie utilisée par le prestataire et de la manière dont l’entreprise comptabilise ses achats de services.
Externaliser peut donc réduire certains postes d’émissions. Cependant, cela ne les fait pas disparaître automatiquement. Pour évaluer sérieusement l’impact environnemental d’un secrétariat externalisé, il faut comparer une situation réelle avant et après, plutôt que présenter un pourcentage générique.
Qu’est-ce que l’empreinte carbone d’une externalisation administrative ?
L’empreinte carbone d’une externalisation administrative correspond aux émissions de gaz à effet de serre liées au service dans son ensemble : locaux, énergie, équipements informatiques, déplacements et usages numériques. L’externalisation peut modifier la répartition de ces émissions entre le client et son prestataire, sans nécessairement les supprimer.
Externaliser ne fait pas disparaître les émissions
Le premier point est essentiel. Lorsqu’une entreprise externalise son secrétariat, elle peut éviter d’équiper un poste supplémentaire dans ses propres locaux. Toutefois, le collaborateur distant travaille lui aussi avec un ordinateur, une connexion internet et un espace de travail.
Par conséquent, il serait incorrect d’affirmer qu’un poste externalisé équivaut automatiquement à un poste de travail entièrement supprimé.
Le bénéfice apparaît surtout lorsque l’organisation change réellement :
- moins de surface de bureaux nécessaire ;
- moins d’équipements achetés directement par le client ;
- moins de déplacements liés au poste internalisé ;
- meilleure mutualisation des locaux ou équipements du prestataire.
À l’inverse, si le bureau reste chauffé, éclairé et disponible malgré l’externalisation, le gain immobilier devient beaucoup plus faible.
Les bureaux comptent seulement s’ils sont réellement optimisés
Les travaux récents de l’ADEME sur le télétravail apportent un enseignement utile : la réduction des consommations de bureaux dépend fortement de leur organisation réelle.
Une expérimentation menée sur des bâtiments administratifs a montré que la fermeture complète d’un site pendant au moins 48 heures pouvait réduire sa consommation énergétique quotidienne de 25 à 40 %. L’ADEME souligne cependant que le télétravail seul ne suffit pas. Les gains augmentent lorsqu’il permet réellement de fermer ou de réduire des surfaces de bureaux.
Cette observation ne doit pas être transposée directement à l’externalisation. Elle montre néanmoins une règle importante : un bureau théoriquement évité ne réduit les émissions que si l’organisation immobilière change réellement.
Les trajets domicile-travail peuvent peser davantage
Les déplacements constituent souvent un autre poste significatif. Là encore, aucun chiffre universel ne peut être appliqué à tous les cabinets.
Le résultat dépend notamment :
- de la distance domicile-travail ;
- du mode de transport ;
- du nombre de jours travaillés sur site ;
- du taux de covoiturage éventuel ;
- de la localisation du cabinet.
L’ADEME indique que le télétravail peut réduire fortement les déplacements domicile-travail. Cependant, les économies sont plus importantes dans les zones où les distances sont longues et la voiture dominante. Elles sont plus faibles lorsque les salariés viennent déjà à pied, à vélo ou en transports collectifs. :contentReference[oaicite:4]{index=4}
Pour une externalisation, il faut également considérer les déplacements du personnel du prestataire. Le trajet du salarié que le client n’embauche pas peut disparaître du périmètre direct du cabinet, mais le collaborateur externalisé se déplace éventuellement vers ses propres locaux.
Le numérique compte, mais pas seulement les emails
Une externalisation administrative repose davantage sur la messagerie, les plateformes de partage, le stockage en ligne et parfois la visioconférence.
Ces usages ont une empreinte environnementale réelle. Cependant, se concentrer uniquement sur le nombre d’emails conduit souvent à regarder le mauvais indicateur.
L’outil public Impact CO₂, alimenté par les données de la Base Empreinte de l’ADEME, fournit notamment les ordres de grandeur suivants :
| Usage ou équipement | Ordre de grandeur |
|---|---|
| 2 600 emails | Environ 0,27 kg CO2e |
| 156 heures de visioconférence | Environ 2,5 kg CO2e |
| Fabrication d’un ordinateur portable | Environ 182 kg CO2e |
Ces valeurs dépendent des hypothèses retenues. Elles montrent néanmoins un point utile : la fabrication et le renouvellement du matériel peuvent représenter un enjeu bien supérieur à certains usages quotidiens.
Ainsi, prolonger la durée de vie d’un ordinateur peut être plus pertinent que chercher uniquement à supprimer quelques messages.
Le matériel informatique doit entrer dans le raisonnement
Un poste administratif nécessite généralement un ordinateur, un écran, des périphériques et parfois un téléphone professionnel.
La question environnementale n’est donc pas seulement : « combien d’énergie consomme ce poste ? ». Il faut aussi demander :
- combien d’équipements sont nécessaires ;
- combien de temps ils sont conservés ;
- s’ils sont réellement mutualisés ;
- comment ils sont réparés ou remplacés ;
- comment leur fin de vie est gérée.
Une externalisation peut éviter au client l’achat direct d’un équipement supplémentaire. Toutefois, le prestataire doit disposer de son propre matériel. Le gain global dépend donc de la capacité à utiliser efficacement les équipements existants et à limiter leur renouvellement.
L’électricité utilisée par le prestataire compte également
Deux services identiques peuvent présenter des empreintes différentes selon leurs équipements, leurs bâtiments et l’électricité consommée.
Par conséquent, la localisation géographique ne suffit pas pour conclure qu’une externalisation est plus ou moins carbonée. Il faudrait connaître au minimum la consommation des locaux, leur taux d’occupation, les équipements utilisés et leur durée de vie.
Notre page nos infrastructures décrit notre organisation technique et les moyens utilisés pour assurer la continuité du service. Elle ne présente pas ces éléments comme un bilan carbone certifié.
Externaliser déplace aussi une partie du bilan vers le Scope 3
Un point est souvent oublié dans les comparaisons : une émission ne disparaît pas simplement parce qu’une activité est confiée à un fournisseur.
Dans le GHG Protocol, les biens et services achetés figurent dans les émissions indirectes amont du Scope 3. Autrement dit, une prestation externalisée peut continuer à faire partie de l’empreinte globale de l’entreprise sous la catégorie des services achetés.
En France, le dispositif réglementaire BEGES prévoit également, pour les organisations concernées, la prise en compte des émissions indirectes significatives. Le ministère de la Transition écologique cite notamment les achats et les déplacements parmi ces émissions indirectes.
Ainsi, externaliser peut réduire l’empreinte opérationnelle directe du cabinet sans supprimer l’impact de la prestation dans une analyse complète de la chaîne de valeur.
Quels facteurs comparer avant et après externalisation ?
Une comparaison utile repose sur plusieurs paramètres plutôt que sur un seul chiffre.
| Facteur | Avant externalisation | Après externalisation |
|---|---|---|
| Surface de bureaux | Poste interne nécessaire | Surface réellement réduite ou inchangée |
| Déplacements | Trajets du salarié interne | Déplacements liés au prestataire |
| Matériel | Équipements achetés par le client | Équipements utilisés chez le prestataire |
| Numérique | Usages locaux | Cloud, messagerie, accès distant |
| Électricité | Consommation du cabinet | Consommation attribuable au prestataire |
Cette méthode évite de compter un avantage sans regarder son équivalent chez le fournisseur.
Peut-on calculer les émissions évitées par un secrétariat externalisé ?
Oui, mais seulement si l’on dispose de données suffisamment précises pour construire un scénario de référence crédible.
Il faudrait notamment connaître :
- le mode de transport du poste internalisé évité ;
- sa distance domicile-travail ;
- la surface réellement économisée ;
- les consommations énergétiques correspondantes ;
- les équipements évités ou ajoutés ;
- les données environnementales du prestataire.
Sans ces informations, annoncer « X kg de CO2 évités par secrétaire externalisée » donnerait une précision artificielle.
Assistance Virtuelle ne revendique donc pas de facteur d’émission universel par poste externalisé.
Quelle place pour ce sujet dans une démarche RSE ?
L’environnement constitue un volet d’une politique RSE plus large. Le social, les conditions de travail, la protection des données, les achats et la gouvernance restent également importants.
Notre démarche RSE présente les engagements que nous pouvons documenter. Elle ne revendique pas une neutralité carbone que nous n’avons pas mesurée.
Cette logique rejoint notre article sur les achats responsables et l’évaluation d’un prestataire offshore. Un acheteur doit pouvoir distinguer une donnée mesurée, une estimation et une simple affirmation commerciale.
Le travail à distance reste un levier, sous conditions
Le travail à distance peut limiter certains déplacements et permettre une meilleure utilisation des surfaces professionnelles. Cependant, ces bénéfices dépendent toujours de l’organisation retenue.
Notre article sur le télétravail appliqué à la délégation administrative détaille son fonctionnement opérationnel.
Par ailleurs, l’article consacré au travail à distance à Rodrigues présente un autre volet de notre modèle : permettre l’accès à des emplois qualifiés depuis un territoire éloigné des principaux bassins économiques.
Ces bénéfices sociaux ne doivent toutefois pas être transformés automatiquement en bénéfices carbone. Les deux sujets doivent être évalués séparément.
Comment éviter le greenwashing dans une comparaison ?
Une communication environnementale solide peut suivre quatre règles simples.
- Nommer le périmètre. Préciser ce qui est réellement mesuré.
- Citer la source. Identifier l’organisme et la date.
- Présenter les hypothèses. Expliquer le scénario utilisé.
- Afficher les limites. Ne pas transformer une estimation en certitude.
Par conséquent, une affirmation comme « l’externalisation réduit votre empreinte carbone de 40 % » ne devrait jamais être reprise sans savoir précisément ce que ce pourcentage compare.
Empreinte carbone et externalisation : ce qu’il faut retenir
Externaliser un secrétariat peut modifier favorablement certains postes d’émissions, notamment les déplacements, l’utilisation des bureaux et les achats d’équipements du client.
Cependant, une partie de l’impact se retrouve chez le prestataire et dans les services achetés. Le numérique, les équipements et l’énergie continuent également de compter.
Le bon raisonnement consiste donc à comparer deux organisations complètes, pas deux intitulés de poste.
Si vous étudiez une organisation administrative à distance, notre page secrétaire à distance présente le fonctionnement concret du service.
La dimension sociale d’un prestataire se pèse aussi en appel d’offres : voir la clause sociale quand on externalise à l’étranger.
Questions fréquentes sur l’empreinte carbone d’une externalisation
L’externalisation administrative réduit-elle automatiquement les émissions ?
Non. Elle peut réduire certains postes chez le client, mais le prestataire utilise lui aussi des locaux, des équipements, de l’énergie et éventuellement des transports.
Un poste de travail externalisé équivaut-il à un bureau supprimé ?
Non. Le gain immobilier existe seulement si l’entreprise réduit réellement ses surfaces, ses équipements ou ses consommations. Un bureau vide mais toujours chauffé produit peu d’économie.
Les trajets domicile-travail sont-ils réellement évités ?
Les trajets du salarié que le client aurait recruté peuvent être évités. Cependant, il faut aussi considérer les déplacements éventuels du personnel du prestataire.
Les emails représentent-ils une part importante du bilan ?
Ils ont une empreinte, mais la fabrication des équipements peut peser davantage. Impact CO₂ estime par exemple la fabrication d’un ordinateur portable autour de 182 kg CO2e.
Pourquoi faut-il intégrer le matériel informatique ?
Parce que fabriquer un ordinateur, un écran ou un téléphone consomme des ressources et génère des émissions. Leur durée de vie influence donc directement le bilan.
L’externalisation fait-elle disparaître les émissions du bilan carbone ?
Non. Dans une analyse complète de chaîne de valeur, les services achetés peuvent être comptabilisés parmi les émissions indirectes du Scope 3.
Peut-on calculer précisément le CO2 économisé par poste externalisé ?
Oui uniquement avec des données détaillées sur le scénario avant et après. Sans ces informations, un facteur universel par poste serait trompeur.
Assistance Virtuelle revendique-t-elle une neutralité carbone ?
Non. Nous préférons documenter les éléments vérifiables de notre démarche RSE plutôt que revendiquer une neutralité qui n’a pas été démontrée.
Comment comparer deux prestataires sur leur empreinte carbone ?
Demandez leur périmètre de mesure, leurs consommations, leurs principales sources d’émissions, leurs méthodes de calcul et la date des données communiquées.
Quel est le meilleur indicateur environnemental ?
Il n’existe pas d’indicateur unique adapté à tous les cas. Une comparaison sérieuse doit couvrir au minimum les déplacements, les bâtiments, l’énergie, le matériel et les services numériques.
